রেজাল্ট বের হওয়ার পরের সপ্তাহে মিরপুরের একটি কোচিং সেন্টারের অফিসে তিনজন মানুষ, আর ফোনে কয়েকশো মেসেজ। "HSC science batch er fee koto?", "Morning shift ache?", "10 number branch e seat ache?"। বেশিরভাগ প্রশ্নের উত্তর দেয়ালে টাঙানো ফি চার্টেই আছে, কিন্তু টাইপ করতে করতে সন্ধ্যা হয়ে যায়।
সমস্যাটা শুধু সময় নয়। যে অভিভাবক সকালে প্রশ্ন করে বিকেল পর্যন্ত উত্তর পাননি, তিনি ততক্ষণে আরও দুটো কোচিংয়ে খোঁজ নিয়েছেন। ভর্তির মৌসুম ছোট, আর প্রথম উত্তরই অনেক সময় সিদ্ধান্ত ঠিক করে দেয়।
এই লেখায় দেখাব ভর্তির জন্য একটি এআই এজেন্টকে কী শেখাতে হয়, কোথায় তাকে থামাতে হয়, আর ভর্তির পর অভিভাবকদের সাথে যোগাযোগ কীভাবে গুছিয়ে রাখবেন।
কোচিং সেন্টারে হোয়াটসঅ্যাপ এআই এজেন্ট আসলে কোন কাজটা করে?
ভর্তির এআই এজেন্ট একই প্রশ্নের উত্তর বারবার দেয়, আর যেসব প্রশ্নে সিদ্ধান্ত লাগে সেগুলো কাউন্সেলরের হাতে তুলে দেয়। এতে অফিসের মানুষ টাইপ করার বদলে আগ্রহী অভিভাবকের সাথে কথা বলার সময় পান।
ভর্তির মৌসুমে আসা প্রশ্নগুলো মোটামুটি পাঁচ ভাগে পড়ে:
| প্রশ্নের ধরন | উদাহরণ | কে উত্তর দেবে |
|---|---|---|
| ফি | "HSC batch er monthly fee koto?" | এআই এজেন্ট, ফি চার্ট থেকে |
| ব্যাচ আর শিফট | "Morning batch kobe start?" | এআই এজেন্ট, সময়সূচি থেকে |
| ব্রাঞ্চ | "Uttara branch kothay?" | এআই এজেন্ট, ঠিকানার নোট থেকে |
| ভর্তির কাগজ | "Admission e ki ki lagbe?" | এআই এজেন্ট, ভর্তির নিয়ম থেকে |
| সিদ্ধান্তের প্রশ্ন | "Scholarship pabo?", "Discount hobe?" | কাউন্সেলর |
প্রথম চার ভাগের উত্তর লেখা থাকে কাগজে। পঞ্চম ভাগে লাগে একজন মানুষ, যিনি শিক্ষার্থীর রেজাল্ট দেখে, পরিবারের অবস্থা বুঝে কথা বলবেন। এআই এজেন্ট কীভাবে কাজ করে তার মূল ধারণা আছে এআই এজেন্ট কী লেখায়।
এআই এজেন্টকে কোন তথ্য শেখাতে হবে?
এজেন্টকে সেই সব তথ্য দিন যা একজন নতুন অফিস স্টাফকে প্রথম দিনে পড়তে দিতেন। ফাইলগুলো চলতি বছরের হতে হবে, কারণ এজেন্ট যা পায় তা-ই বলে।
- ফি চার্ট: কোর্স আর ব্যাচ অনুযায়ী ভর্তি ফি, মাসিক ফি, পরীক্ষার ফি। Excel শিট হলে সবচেয়ে ভালো।
- ব্যাচের সময়সূচি: শিফট, দিন, শুরুর তারিখ, কোন ব্রাঞ্চে।
- ব্রাঞ্চের তথ্য: ঠিকানা, চেনার মতো জায়গা, অফিস খোলার সময়।
- ভর্তির নিয়ম: কী কাগজ লাগবে, ছবি কয়টা, ফি ফেরতের নিয়ম।
- ২০টি প্রশ্নোত্তর: গত মৌসুমে যা বারবার এসেছে, ঠিক যেভাবে আপনি মুখে বলেন।
ফি চার্টটা টেবিলের মতো পরিষ্কার রাখুন। একটা উদাহরণ (সংখ্যাগুলো কাল্পনিক):
| কোর্স | ব্যাচ | ভর্তি ফি | মাসিক ফি |
|---|---|---|---|
| HSC বিজ্ঞান (১ম বর্ষ) | সকাল, মিরপুর ১০ | ৳২,০০০ | ৳৩,৫০০ |
| HSC বিজ্ঞান (১ম বর্ষ) | বিকেল, মিরপুর ২ | ৳২,০০০ | ৳৩,০০০ |
| ভর্তি পরীক্ষা প্রস্তুতি | সন্ধ্যা, মিরপুর ১০ | ৳১,৫০০ | ৳৪,০০০ |
একই কোর্সের দুই শিফটে দুই রকম ফি হলে আলাদা সারিতে লিখুন। এক লাইনে "৳৩,০০০-৳৩,৫০০" লিখলে এজেন্ট অভিভাবককে ঠিক কোনটা বলবে, তা অস্পষ্ট থেকে যায়।
এআই এজেন্ট কোথায় থামবে, তা কীভাবে ঠিক করবেন?
থামার জায়গাগুলো নির্দেশনায় লিখে দিতে হয়। এজেন্ট নিজে বুঝবে না কোন প্রশ্ন স্পর্শকাতর। নির্দেশনাটা হতে পারে এমন:
তুমি একটি কোচিং সেন্টারের ভর্তি অফিসের সহকারী।
শুধু ফি চার্ট, ব্যাচের সময়সূচি, ব্রাঞ্চের তথ্য আর ভর্তির নিয়ম থেকে উত্তর দেবে।
কোনো ছাড়, স্কলারশিপ বা "আসন খালি আছে" কথা নিজে থেকে বলবে না।
স্কলারশিপ, ছাড়, ফি কিস্তিতে দেওয়া, অভিযোগ বা শিক্ষকের বিষয়ে প্রশ্ন এলে
বলবে একজন কাউন্সেলর শিগগিরই উত্তর দেবেন, তারপর চ্যাট হস্তান্তর করবে।
ফলাফল বা ভর্তির নিশ্চয়তা নিয়ে কোনো প্রতিশ্রুতি দেবে না।
শেষ লাইনটা গুরুত্বপূর্ণ। "আমাদের এখানে পড়লে মেডিকেলে চান্স নিশ্চিত" ধরনের কথা কোনো এআই এজেন্টের মুখে যাওয়া উচিত নয়। কখন এজেন্ট থেকে মানুষের হাতে দেবেন, তার বিস্তারিত নিয়ম আছে কখন চ্যাট এআই এজেন্টের হাত থেকে মানুষের হাতে দেবেন লেখায়।
আগ্রহী শিক্ষার্থীদের ফলো-আপ কীভাবে রাখবেন?
প্রতিটি আগ্রহী শিক্ষার্থীকে একটি ধাপের ট্যাগ দিন আর একজন কাউন্সেলরের নামে অ্যাসাইন করুন। তাহলে মৌসুম শেষে বোঝা যায় কে ভর্তি হলেন, কে ঘুরে গেলেন, আর কাকে আরেকবার ফোন করা দরকার।
| ধাপ | ট্যাগ | কাউন্সেলরের কাজ |
|---|---|---|
| প্রথম প্রশ্ন | ভর্তি ২০২৭: জিজ্ঞাসা | এআই এজেন্ট উত্তর দিয়েছে কি না দেখা |
| অফিসে আসবেন বলেছেন | ভিজিট | তারিখ নোটে লেখা, আগের দিন মনে করানো |
| ভর্তি হয়েছেন | ভর্তি সম্পন্ন | ব্যাচের ট্যাগ দেওয়া |
| এখন না | এখন না | পরের ব্যাচ খুললে জানানো, যদি অপ্ট-ইন থাকে |
শ্রেণি, বিভাগ আর পছন্দের ব্রাঞ্চের মতো তথ্য কন্টাক্টের ফিল্ডে রাখুন। এআই এজেন্ট নিজে ট্যাগ বসায় না বা ফিল্ড পূরণ করে না; সেটা করেন কাউন্সেলর, অথবা একটি অটোমেশন যা "admission" লিখলে কয়েকটি প্রশ্ন করে উত্তরগুলো সেভ করে। ট্যাগ আর সেগমেন্ট দিয়ে ঠিক মানুষকে ঠিক মেসেজ পাঠানোর নিয়ম আছে কাস্টমার ট্যাগ আর সেগমেন্ট লেখায়।
ভর্তির পর অভিভাবকদের নোটিশ কীভাবে পাঠাবেন?
ভর্তির পর নোটিশ পাঠান ব্যাচের ট্যাগ ধরে, Meta-অনুমোদিত টেমপ্লেটে, শুধু তাঁদের কাছে যাঁরা অপ্ট-ইন করেছেন। শেষ মেসেজের ২৪ ঘণ্টা পার হলে WhatsApp-এ টেমপ্লেট ছাড়া কিছু পাঠানো যায় না।
কোন নোটিশ কোন ধরনের টেমপ্লেটে পড়ে, তার একটা ধারণা (শেষ সিদ্ধান্ত Meta-র):
| নোটিশ | সম্ভাব্য ক্যাটাগরি |
|---|---|
| ক্লাস বাতিল বা সময় বদল | ইউটিলিটি |
| পরীক্ষার রুটিন, ফি জমার শেষ তারিখ | ইউটিলিটি |
| মডেল টেস্টের রেজাল্ট প্রকাশ | ইউটিলিটি |
| নতুন ব্যাচ, ফ্রি ডেমো ক্লাস, ছাড়ের অফার | মার্কেটিং |
একটি ইউটিলিটি টেমপ্লেটের নমুনা:
প্রিয় অভিভাবক, {{1}} ব্যাচের আগামীকালের ক্লাস ({{2}}) বিশেষ কারণে বাতিল করা হয়েছে। পরের ক্লাস {{3}}। কোনো প্রশ্ন থাকলে এই নম্বরে মেসেজ করুন।
ইউটিলিটি টেমপ্লেটে অফারের কথা ঢোকাবেন না। "সাথে নতুন ব্যাচে ২০% ছাড়" লিখলে Meta টেমপ্লেটটিকে মার্কেটিং ধরতে পারে।
যাঁদের WhatsApp নেই, সেই অভিভাবকদের কী হবে?
তাঁদের কাছে একই নোটিশ SMS-এ পাঠান। অনেক অভিভাবক, বিশেষ করে ঢাকার বাইরে থেকে আসা শিক্ষার্থীদের পরিবার, নিয়মিত WhatsApp দেখেন না, কিন্তু SMS পড়েন।
SaleMag বাংলাদেশি গেটওয়ে, যেমন REVE, BulkSMS BD বা MimSMS দিয়ে আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট থেকে SMS পাঠায়। মনে রাখবেন, SMS-এর উত্তর ইনবক্সে আসে না। তাই প্রতিটি SMS-এ লিখে দিন "প্রশ্ন থাকলে WhatsApp করুন: 01XXXXXXXXX"। প্রতিটি কন্টাক্টের WhatsApp আর SMS-এর অপ্ট-ইন আলাদা থাকে, আর যিনি যে চ্যানেলে অপ্ট-ইন করেননি, ক্যাম্পেইন তাঁকে বাদ দেয়।
SaleMag দিয়ে কোচিং সেন্টারের সেটআপ কেমন হয়?
SaleMag-এ WhatsApp, Messenger, Instagram আর Telegram-এর চ্যাট আসে এক ইনবক্সে। এআই এজেন্ট ফি চার্ট, সময়সূচি আর FAQ থেকে বাংলা, বাংলিশ বা ইংরেজিতে উত্তর দেয়, না জানলে কাউন্সেলরের হাতে দেয়, আর কাউন্সেলর উত্তর দেওয়ার পর ১৫ মিনিট চুপ থাকে। কাউন্সেলরদের এজেন্ট রোল দিলে তাঁরা শুধু নিজের আর এখনো কারো নামে না যাওয়া চ্যাট দেখেন।
ব্যাচ ধরে WhatsApp ব্রডকাস্ট আর SMS ক্যাম্পেইন যায় একই জায়গা থেকে। ফি নেওয়ার কোনো পেমেন্ট ব্যবস্থা SaleMag-এ নেই। পুরো চিত্রটা দেখুন শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের জন্য SaleMag পাতায়।
পরের ধাপ
চলতি বছরের ফি চার্ট আর ব্যাচের সময়সূচি একটি Excel ফাইলে গুছিয়ে নিন, আর গত মৌসুমের ২০টি প্রশ্ন লিখে ফেলুন। এগুলোই আপনার এআই এজেন্টের প্রথম পাঠ। তারপর অ্যাকাউন্ট খুলে টেস্ট চ্যাটে যাচাই করুন, অথবা প্ল্যান দেখুন।
ধাপে ধাপে
- 1
কোর্সের তথ্য গুছিয়ে নিন
ফি চার্ট, ব্যাচের সময়সূচি, ব্রাঞ্চের ঠিকানা আর ভর্তির কাগজপত্রের তালিকা চলতি বছরের হিসেবে তৈরি করুন।
- 2
নলেজ বেসে দিন
ফাইলগুলো আপলোড করুন আর সবচেয়ে বেশি আসা ২০টি প্রশ্নের উত্তর FAQ হিসেবে লিখুন।
- 3
হ্যান্ডওভারের নিয়ম লিখুন
স্কলারশিপ, ছাড়, আসন আর অভিযোগ কাউন্সেলরের হাতে দেওয়ার নির্দেশনা দিন।
- 4
ট্যাগ আর কাউন্সেলর ঠিক করুন
ভর্তির ধাপের ট্যাগ বানান আর প্রতিটি চ্যাট একজন কাউন্সেলরের নামে অ্যাসাইন করুন।
- 5
গত মৌসুমের প্রশ্নে টেস্ট করুন
পুরোনো চ্যাট থেকে আসল প্রশ্ন নিয়ে টেস্ট চ্যাটে যাচাই করুন, তারপর চ্যানেলে যুক্ত করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
কোচিং সেন্টারের এআই এজেন্ট কি বাংলায় উত্তর দেয়?
হ্যাঁ। SaleMag-এর এআই এজেন্ট শিক্ষার্থী বা অভিভাবক যে ভাষায় লেখেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়, বাংলা হরফে হোক বা 'fee koto' ধরনের বাংলিশে।
এআই এজেন্ট কি পুরোনো বছরের ফি বলে দিতে পারে?
হ্যাঁ, যদি পুরোনো ফি চার্ট নলেজ বেসে থেকে যায়। এজেন্ট আপনার দেওয়া ফাইল থেকেই উত্তর দেয়, তাই ফি বদলালে পুরোনো ফাইল মুছে নতুনটা আপলোড করুন।
ভর্তির এআই এজেন্ট কি কাউন্সেলরের জায়গা নেয়?
না। এআই এজেন্ট ফি, ব্যাচ আর ব্রাঞ্চের মতো একই প্রশ্নের উত্তর দেয়; স্কলারশিপ, ছাড়, ফলো-আপ কল আর ভর্তির সিদ্ধান্তে কাউন্সেলরই লাগে।
এক ব্যাচের সব অভিভাবককে কি একসাথে হোয়াটসঅ্যাপে নোটিশ পাঠানো যায়?
হ্যাঁ, যদি তাঁরা অপ্ট-ইন করে থাকেন। ব্যাচ অনুযায়ী ট্যাগ দিয়ে সেই ট্যাগে Meta-অনুমোদিত টেমপ্লেট ব্রডকাস্ট পাঠানো যায়।
চ্যাটে কি কোচিংয়ের ফি নেওয়া যায়?
না, SaleMag-এ নয়। SaleMag-এ bKash, Nagad বা কার্ড পেমেন্ট যুক্ত নেই; ফি নেওয়া হবে আপনার অফিসের নিয়মে।
SMS-এ নোটিশ পাঠালে অভিভাবকের উত্তর কি ইনবক্সে আসে?
না। SaleMag থেকে SMS শুধু পাঠানো যায়, উত্তর ইনবক্সে আসে না। তাই SMS-এ আপনার WhatsApp নম্বর লিখে দিন।
লেখক পরিচিতি
হোয়াটসঅ্যাপ ও এফ-কমার্স অটোমেশন, ঢাকা
ঢাকার যে টিম সেলম্যাগ বানায়: বাংলাদেশের অনলাইন বিক্রেতাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের এআই সেলস ইনবক্স।