এসএসসির রেজাল্ট বের হওয়ার সপ্তাহে মিরপুরের একটি কোচিং সেন্টারে এক দিনে যত মেসেজ আসে, অন্য সময় পুরো মাসেও তত আসে না। "HSC science batch er fee koto?", "Morning shift ache?", "Mirpur 10 branch e admission cholche?"। অফিসের দুজন স্টাফ আর মালিকের ফোন দিয়ে কুলানো যায় না, আর সন্ধ্যার মধ্যে উত্তর না পেলে অভিভাবক অন্য জায়গায় ভর্তি করিয়ে দেন। SaleMag কোচিং সেন্টারকে দেয় WhatsApp ও Messenger-এর জন্য একটি ভর্তির চ্যাটবট, আর প্রতিটি এনকোয়ারির ফলো-আপ করার সহজ ব্যবস্থা।
কোচিং সেন্টার ভর্তির জন্য হোয়াটসঅ্যাপ কীভাবে ব্যবহার করে?
কোচিং সেন্টার SaleMag দিয়ে বারবার আসা প্রশ্নের উত্তর দ্রুত দেয়, আর নিশ্চিত করে যে প্রতিটি সিরিয়াস এনকোয়ারি একজন কাউন্সেলরের কাছে পৌঁছায়। ভর্তির চ্যাটবট হলো এমন একটি এআই সহকারী, যা প্রতিষ্ঠানের নিজের তথ্য থেকে ফি, ব্যাচ আর ভর্তির প্রশ্নের উত্তর দেয় আর বাকিটা কাউন্সেলরের হাতে দেয়। SaleMag WhatsApp, Messenger, Instagram আর Telegram-এর চ্যাট আনে এক শেয়ার্ড ইনবক্সে, আর এআই চ্যাটবট রুটিন প্রশ্নের উত্তর দেয় আপনার কোর্সের তথ্য থেকে।
নিচের টেবিলে দেখানো হলো শিক্ষার্থী বা অভিভাবকের কোন মেসেজে SaleMag কী করে:
| শিক্ষার্থী বা অভিভাবকের মেসেজ | SaleMag কী করে |
|---|---|
| "HSC batch er fee koto?" | এআই আপনার বর্তমান ফি চার্ট থেকে ফি বলে |
| "Morning batch kobe start?" | ব্যাচের সময়সূচি থেকে উত্তর দেয় |
| "Uttara branch kothay?" | আপনার লেখা ব্রাঞ্চের ঠিকানা আর পথনির্দেশ জানায় |
| "Admission e ki lagbe?" | ভর্তির নিয়ম থেকে প্রয়োজনীয় কাগজের তালিকা দেয় |
| "Scholarship pabo?" | একজন কাউন্সেলরের হাতে দেয় |
| "Ekjon er sathe kotha bolte chai" | চ্যাট আপনার টিমের হাতে দিয়ে তাদের জানায় |
| "Class kal hobe?" | নলেজ বেসে আপডেট দিলে উত্তর দেয়, না হলে টিমের হাতে দেয় |
এআই-এর নলেজ বেসে কী কী রাখা উচিত?
ভর্তির মৌসুমে একজন কাউন্সেলর যা যা বারবার বলেন, সবই। SaleMag-এর এআই উত্তর দেয় ফাইল, ওয়েব পেজ, সাধারণ টেক্সট আর FAQ থেকে, তাই তৈরি রাখুন:
- প্রতিটি কোর্স আর ব্যাচের ফি চার্ট, ভর্তি ফি আর মাসিক বেতনসহ
- শিফটের সময় আর শুরুর তারিখসহ ব্যাচের সময়সূচি (Excel শিট হলেই চলে)
- ব্রাঞ্চের ঠিকানা আর অফিসের সময়
- ভর্তির নিয়ম, প্রয়োজনীয় কাগজপত্র আর ফি ফেরতের নিয়ম
- সবচেয়ে বেশি আসা ২০টি প্রশ্নের উত্তর, আপনি মুখে যেভাবে বলেন সেভাবে লেখা
ফি বা ব্যাচ বদলালে ফাইলও বদলে দিন। এআইকে বলা আছে শুধু আপনার তথ্য থেকে উত্তর দিতে, কখনো ফি, ছাড় বা সিট সংখ্যা বানিয়ে না বলতে। নির্দেশনায় লিখে দিন স্কলারশিপ, ছাড় আর অভিযোগের প্রশ্ন টিমের হাতে দিতে, কারণ সেগুলোতে একজন মানুষের সিদ্ধান্ত লাগে।
ভর্তির এনকোয়ারির ফলো-আপ কীভাবে করব?
SaleMag-এ প্রতিটি এনকোয়ারি কন্টাক্টে ট্র্যাক করুন, আর প্রতিটির জন্য একজন কাউন্সেলরকে দায়িত্ব দিন। SaleMag-এর CRM প্রতিটি ফোন নম্বরের জন্য একটি কন্টাক্ট রাখে, তাই একজন অভিভাবক WhatsApp আর Messenger দুটোতে মেসেজ দিলেও রেকর্ড থাকে একটাই। একটি কাজের সেটআপ:
- ধাপ অনুযায়ী ট্যাগ বানান, যেমন "Admission 2027: enquiry", "Visited", "Enrolled" আর "Not now"।
- ক্লাস, বিভাগ আর পছন্দের ব্যাচের জন্য কন্টাক্ট ফিল্ড যোগ করুন।
- প্রতিটি চ্যাট একজন কাউন্সেলরের কাছে অ্যাসাইন করুন। এজেন্ট রোলের কাউন্সেলর দেখেন নিজের চ্যাট আর এখনো অ্যাসাইন না হওয়া চ্যাট; মডারেটর সবগুলো দেখেন ও অ্যাসাইন করেন।
- ইনবক্স স্ট্যাটাস কাজে লাগান: যেদিন ফোন করবেন বলে কথা দিয়েছেন, সেদিন পর্যন্ত চ্যাট snooze করে রাখুন, আর ভর্তি হয়ে গেলে resolved করুন।
কথা বলার সাথে সাথে কাউন্সেলররা ট্যাগ আর ফিল্ড আপডেট করেন। যাঁরা ভিজিট করেছেন কিন্তু ভর্তি হননি, তাঁদের তালিকা দরকার হলে সেই ট্যাগটি ক্যাম্পেইনের অডিয়েন্স হিসেবে বেছে নিন।
অটোমেশন দিয়েও তথ্য নেওয়া যায়। "admission"-এর মতো কিওয়ার্ড ট্রিগার চ্যাটটি একজন কাউন্সেলরের কাছে অ্যাসাইন করতে পারে, শিক্ষার্থীর ক্লাস আর পছন্দের ব্রাঞ্চ জিজ্ঞেস করতে পারে, আর উত্তরগুলো কন্টাক্ট ফিল্ডে সেভ করতে পারে। কোনো মানুষের কাছে চ্যাট অ্যাসাইন হলে এআই সেখানে আর উত্তর দেয় না, তাই ফ্লো আর এআই একসাথে উত্তর দেবে না।
ক্লাসের আপডেট আর রেজাল্টের নোটিশ কীভাবে পাঠাব?
অপ্ট-ইন করা কন্টাক্টদের কাছে WhatsApp ব্রডকাস্ট হিসেবে পাঠান, Meta-র অনুমোদিত টেমপ্লেট দিয়ে। ব্যাচ অনুযায়ী কন্টাক্টে ট্যাগ দিন, যেমন "HSC-Sci-Morning", আর সেই ট্যাগে পাঠান। WhatsApp ব্রডকাস্ট শিডিউল করা, থামানো আর ডেলিভারি ও রিড ট্র্যাক করা যায়।
টেমপ্লেটের ক্যাটাগরি গুরুত্বপূর্ণ। চূড়ান্ত ক্যাটাগরি ঠিক করে Meta, তবে নিচের টেবিলটি একটি সাধারণ ধারণা দেয়:
| মেসেজ | সম্ভাব্য টেমপ্লেট ক্যাটাগরি |
|---|---|
| ক্লাসের সময় বদল, পরীক্ষার রুটিন, ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীর ফি দেওয়ার শেষ তারিখ | Utility |
| ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীদের রেজাল্ট প্রকাশ | Utility |
| নতুন ব্যাচ শুরু, ভর্তির অফার, ফ্রি ডেমো ক্লাস | Marketing |
ইউটিলিটি টেমপ্লেটে প্রচারের কথা রাখবেন না, নইলে Meta ক্যাটাগরি বদলে দিতে পারে। ২৪ ঘণ্টার উইন্ডোর বাইরে শুধু টেমপ্লেটই পাঠানো যায়।
যে অভিভাবকরা WhatsApp ব্যবহার করেন না, তাঁদের কীভাবে জানাব?
SMS দিয়ে। SaleMag-এর বাল্ক SMS আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট দিয়ে পাঠায়, REVE, BulkSMS BD, MimSMS, sms.net.bd আর SMS BD-এর মতো বাংলাদেশি গেটওয়ে, অথবা Twilio-এর মতো আন্তর্জাতিক প্রোভাইডারের মাধ্যমে। অনেক প্রতিষ্ঠান মাস্কিং SMS ব্যবহার করে, যাতে প্রেরকের জায়গায় প্রতিষ্ঠানের নাম দেখায়; এটা ব্যবস্থা করে আপনার গেটওয়ে।
SMS শুধু পাঠানোর জন্য। SMS-এর উত্তর SaleMag-এর ইনবক্সে আসে না, তাই মেসেজে আপনার WhatsApp নম্বর দিয়ে দিন। প্রতিটি কন্টাক্টের WhatsApp, SMS আর ইমেইলের অপ্ট-ইন আলাদা, আর যে চ্যানেলে যিনি অপ্ট-ইন করেননি, সেই চ্যানেলের ক্যাম্পেইন তাঁকে বাদ দেয়।
স্কুল আর কোচিং সেন্টারের জন্য কোন চ্যানেল বেশি কাজের?
ভর্তির এনকোয়ারি প্রায়ই শুরু হয় Messenger-এ, কারণ অভিভাবকরা আপনাকে খুঁজে পান ফেসবুক পেজ থেকে। ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থী আর অভিভাবকদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগের জন্য WhatsApp ভালো। সোশ্যাল প্ল্যানার দিয়ে ভর্তির নোটিশ আর রেজাল্টের পোস্ট ফেসবুক, ইনস্টাগ্রাম আর অন্যান্য নেটওয়ার্কে শিডিউল করা যায়, এআই ক্যাপশনসহ।
ওয়েবসাইটে ওয়েবসাইট চ্যাট উইজেট একটি WhatsApp বাটন বসায়, যা চাপলে আপনার অফিসের নম্বরে চ্যাট খোলে, আর কথোপকথন আসে একই ইনবক্সে।
শুরু করুন
ফি চার্ট আর ব্যাচের সময়সূচি আপলোড করুন, ভর্তির ট্যাগ বানান, আর গত মৌসুমের প্রশ্নগুলো দিয়ে এআই টেস্ট করুন। অ্যাকাউন্ট খুলুন বা প্রাইসিং দেখুন।
ধাপে ধাপে
- 1
চ্যানেল যুক্ত করুন
Channel Setup থেকে আপনার WhatsApp নম্বর আর ফেসবুক পেজ যুক্ত করুন।
- 2
কোর্সের তথ্য আপলোড করুন
ফি চার্ট, ব্যাচের সময়সূচি, ব্রাঞ্চের ঠিকানা আর ভর্তির নিয়ম এআই-এর নলেজ বেসে যোগ করুন।
- 3
ট্র্যাকিং সাজান
ভর্তির ধাপ আর ব্যাচের জন্য ট্যাগ বানান, আর প্রত্যেক কাউন্সেলরকে এজেন্ট রোল দিন।
- 4
SMS গেটওয়ে যুক্ত করুন
আপনার বাংলাদেশি SMS প্রোভাইডার যোগ করুন, যাতে WhatsApp নেই এমন অভিভাবকরাও নোটিশ পান।
- 5
এআই টেস্ট করুন
প্রতি ভর্তির মৌসুমে যে প্রশ্নগুলো আসে, টেস্ট চ্যাটে সেগুলো করুন, তারপর এআই চ্যানেলে লিংক করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
ভর্তির চ্যাটবট কি বাংলায় উত্তর দিতে পারে?
হ্যাঁ। SaleMag-এর এআই শিক্ষার্থী বা অভিভাবক যে ভাষায় লেখেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়, বাংলা ও বাংলিশসহ।
এআই কি গত বছরের ফি বলে দেবে?
শুধু তখনই, যদি গত বছরের ফি চার্ট এখনো নলেজ বেসে থেকে যায়। ফি বদলালে ফাইলটি বদলে দিন; SaleMag-এর এআইকে বলা আছে শুধু আপনার তথ্য থেকে উত্তর দিতে, কখনো ফি বানিয়ে না বলতে।
ভর্তির এনকোয়ারি কি পাইপলাইন বোর্ডে ট্র্যাক করা যায়?
SaleMag-এর লিড পাইপলাইন বানানো লিড ফাইন্ডারের প্রসপেক্ট লিস্টের জন্য, চ্যাটে আসা এনকোয়ারির জন্য নয়। ভর্তির এনকোয়ারির জন্য প্রতিটি ধাপে ট্যাগ, কোর্স আর ব্যাচের জন্য কন্টাক্ট ফিল্ড ব্যবহার করুন, আর প্রতিটি চ্যাট একজন কাউন্সেলরের কাছে অ্যাসাইন করুন।
একটি ব্যাচের সব অভিভাবককে কি একসাথে মেসেজ পাঠানো যায়?
হ্যাঁ। SaleMag-এ ব্যাচ অনুযায়ী কন্টাক্টে ট্যাগ দিন, তারপর সেই ট্যাগে WhatsApp টেমপ্লেট বা SMS ক্যাম্পেইন পাঠান। WhatsApp ক্যাম্পেইন যায় শুধু অপ্ট-ইন করা কন্টাক্টদের কাছে।
অভিভাবকদের কি WhatsApp থাকতেই হবে?
না। SaleMag বাংলাদেশি গেটওয়ে, যেমন REVE, BulkSMS BD, MimSMS, sms.net.bd আর SMS BD দিয়ে SMS পাঠায়। তবে SMS-এর উত্তর SaleMag-এর ইনবক্সে আসে না।
শিক্ষার্থীরা কি চ্যাট থেকেই ফি দিতে পারবে?
না। SaleMag-এ bKash, Nagad বা কার্ড পেমেন্টের কোনো ধাপ নেই। ফি নেওয়ার কাজ আপনার অফিস এখন যেভাবে করে, সেভাবেই চলবে।
এআই উত্তর দিতে না পারলে কী হয়?
SaleMag-এর এআই উত্তর নিশ্চিত না হলে বা শিক্ষার্থী মানুষের সাথে কথা বলতে চাইলে চ্যাট আপনার টিমের হাতে দেয় আর টিমকে জানায়। কাউন্সেলর রিপ্লাই দিলে সেই চ্যাটে এআই ১৫ মিনিট চুপ থাকে।
সেটআপ করতে কি ডেভেলপার লাগবে?
না। WhatsApp যুক্ত হয় Meta-র এমবেডেড সাইনআপ দিয়ে, আর এআই, ট্যাগ, অটোমেশন আর ক্যাম্পেইন সবই SaleMag-এর ড্যাশবোর্ড থেকে সেট করা যায়।
লেখক পরিচিতি
হোয়াটসঅ্যাপ ও এফ-কমার্স অটোমেশন, ঢাকা
ঢাকার যে টিম সেলম্যাগ বানায়: বাংলাদেশের অনলাইন বিক্রেতাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের এআই সেলস ইনবক্স।