রাত ১১টায় Messenger-এ মেসেজ আসে, "আপু, দাম কত?" একই ক্রেতা আবার WhatsApp-এ জিজ্ঞেস করেন, মালিকের ফোনে। Instagram-এর DM পড়ে থাকে তৃতীয় আরেকটা ফোনে। দুজন দুই রকম ডেলিভারি চার্জ বলে দেন, আর কে আগে উত্তর দিয়েছেন কেউ জানেন না। ফোন যাঁর হাতে, তিনি ছুটিতে গেলে চ্যাট পড়ে থাকে।
ইউনিফায়েড ইনবক্সে সব চ্যানেলের সব মেসেজ এক তালিকায় আসে। প্রতিটি চ্যাটের একজন দায়িত্বে থাকেন। রোজকার প্রশ্নের উত্তর দেয় এআই এজেন্ট, বাকিটা টিম।
ইউনিফায়েড ইনবক্স হলো এমন একটি স্ক্রিন, যেখানে কয়েকটি চ্যাট চ্যানেলের কাস্টমার মেসেজ এক জায়গায় আসে, তাই টিম এক জায়গা থেকে পড়তে আর উত্তর দিতে পারে। একে শেয়ার্ড ইনবক্স বা টিম ইনবক্সও বলে।
SaleMag-এর ইউনিফায়েড ইনবক্স কী?
SaleMag-এর ইউনিফায়েড ইনবক্স হলো WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram আর WeChat-এর জন্য একটি টিম ইনবক্স। সব কথোপকথন থাকে এক তালিকায়। নতুন মেসেজ, ডেলিভারি টিক, অ্যাসাইনমেন্ট আর টাইপিং লাইভ দেখা যায়, সাথে নোটিফিকেশনের শব্দ।
এটি বানানো হয়েছে বাংলাদেশের সেই ব্যবসার জন্য, যারা চ্যাটে বিক্রি আর সাপোর্ট করে, আর যেখানে দুই বা তার বেশি মানুষ উত্তর দেন।
ইউনিফায়েড ইনবক্সে কোন কোন চ্যানেলের মেসেজ আসে?
SaleMag-এর ইউনিফায়েড ইনবক্সে ছয় ধরনের চ্যানেল থেকে ডাইরেক্ট মেসেজ আসে। নিচের টেবিলে কোনটা কীভাবে যুক্ত হয় তা দেখানো হলো।
| চ্যানেল | কীভাবে যুক্ত হয় |
|---|---|
| WhatsApp (অফিশিয়াল) | WhatsApp Business API, Meta-র অফিশিয়াল WhatsApp Cloud API দিয়ে, embedded signup |
| Facebook Messenger | ফেসবুক পেজ যুক্ত করে; দেখুন Messenger এআই এজেন্ট |
| বিজনেস অ্যাকাউন্টের DM; দেখুন Instagram DM অটোমেশন | |
| Telegram | BotFather-এর বট টোকেন; গ্রুপও চলে; দেখুন Telegram বট |
| Official Account | |
| WhatsApp (QR) | QR স্ক্যান; আনঅফিশিয়াল, ব্যানের ঝুঁকি আছে |
যা আসে না: SMS আর ইমেইলের উত্তর (SaleMag এগুলো শুধু পাঠায়), আর Facebook বা Instagram পোস্টের কমেন্ট।
এক WhatsApp নম্বর কয়েকজন মিলে কীভাবে চালাব?
SaleMag-এ প্রতিটি চ্যাট টিমের একজনকে অ্যাসাইন করা যায়, তাই একই কাস্টমার দুটো উত্তর পান না। ইনবক্সে টিমের জন্য আছে:
- ফোল্ডার: Mine, Unassigned, All open, Snoozed আর Resolved।
- অ্যাসাইনমেন্ট: চ্যাট একজন সহকর্মীকে দিন। তিনি নোটিফিকেশন পান।
- স্ট্যাটাস: open, pending, snoozed আর resolved।
- লেবেল: "COD বাকি", "অভিযোগ" এর মতো রঙিন লেবেল। লেবেল, চ্যানেল বা অ্যাকাউন্ট ধরে ইনবক্স ফিল্টার করুন।
- ইন্টারনাল নোট: চ্যাটে গোপন নোট, কাস্টমার দেখেন না। @মেনশন করলে সহকর্মী নোটিফিকেশন পান।
- অ্যাক্টিভিটি লগ: কে কখন অ্যাসাইন, স্ট্যাটাস বদল, লেবেল বা হ্যান্ডওভার করলেন।
- নতুন কথোপকথন: কন্টাক্ট আর চ্যানেল বেছে ইনবক্স থেকেই প্রথম মেসেজ পাঠান।
কম্পোজার থেকে কাস্টমারকে কী পাঠানো যায়?
SaleMag-এর কম্পোজার থেকে সেভ করা উত্তর, ফাইল, স্টোরের প্রোডাক্ট, রিঅ্যাকশন আর অফিশিয়াল WhatsApp নম্বরে অনুমোদিত টেমপ্লেট পাঠানো যায়।
- সেভ করা উত্তর:
/লিখে শর্টকাট দিলেই ডেলিভারি চার্জ বা রিটার্ন পলিসির উত্তর চলে আসে। - ফাইল: ছবি, ভিডিও, অডিও, PDF আর Office ফাইল, ২০ MB পর্যন্ত।
- প্রোডাক্ট: যুক্ত করা স্টোর থেকে প্রোডাক্ট শেয়ার। দেখুন ই-কমার্স।
- ইমোজি আর রিঅ্যাকশন: রিঅ্যাকশন চলে WhatsApp আর Telegram-এ।
- টেমপ্লেট: ২৪ ঘণ্টার উইন্ডো খোলা কি না কম্পোজার দেখায়, আর বন্ধ থাকলে মেসেজ টেমপ্লেট বাছাই খোলে।
এআই এজেন্ট আর টিম একসাথে কীভাবে কাজ করে?
SaleMag-এর এআই এজেন্ট যে চ্যানেলে যুক্ত, সেখানে নতুন মেসেজের উত্তর দেয়। ইনবক্সে তার চ্যাটে AI ব্যাজ থাকে।
এআই এজেন্ট নিশ্চিত না হলে, বা কাস্টমার মানুষের সাথে কথা বলতে চাইলে, চ্যাট টিমের কাছে দেয়। একে বলে হিউম্যান হ্যান্ডওভার। চ্যাট মানুষের মোডে যায়, টিম নোটিফিকেশন পায়, আর টিমের কেউ এক ক্লিকে ফেরত না দেওয়া পর্যন্ত এআই এজেন্ট সেই চ্যাটে উত্তর দেয় না।
আরও দুই ক্ষেত্রে এআই এজেন্ট সরে থাকে:
- চ্যাট কাউকে অ্যাসাইন করলে এজেন্ট অটো-রিপ্লাই বন্ধ করে।
- টিমের কেউ উত্তর দিলে এজেন্ট ১৫ মিনিট চুপ থাকে, coexistence নম্বরে WhatsApp Business অ্যাপ থেকে দিলেও।
টিমের কোন রোল ইনবক্সে কী দেখতে পারে?
SaleMag-এ প্রতি ওয়ার্কস্পেসে ছয়টি রোল আছে। রোল ঠিক করে কে কোন চ্যাট পড়তে পারবেন।
| রোল | ইনবক্সে অ্যাক্সেস |
|---|---|
| Administrator | সব কিছু, টিম আর বিলিংসহ |
| Manager | ইনবক্সে কাজ করেন; টিম বা বিলিং সামলান না |
| Moderator | সব চ্যাট দেখেন আর অ্যাসাইন করেন |
| Agent | নিজের আর অ্যাসাইন না হওয়া চ্যাট দেখেন |
| Editor | ইনবক্সে অ্যাক্সেস নেই |
| Viewer | চ্যাট পড়তে পারেন না |
টিম কত দ্রুত উত্তর দিচ্ছে, বুঝব কীভাবে?
SaleMag-এর ইনবক্স রিপোর্ট দেখায় টিম কত দ্রুত উত্তর দিচ্ছে আর চ্যাট শেষ করছে।
| মাপকাঠি | কী বোঝায় |
|---|---|
| প্রথম উত্তরের মিডিয়ান সময় | কাস্টমার প্রথম উত্তরের জন্য কতক্ষণ অপেক্ষা করেন |
| সমাধানের মিডিয়ান সময় | একটা চ্যাট শেষ হতে কত সময় লাগে |
| খোলা বনাম শেষ হওয়া চ্যাট | জমে থাকা চ্যাট বাড়ছে কি না |
| চ্যানেল মিক্স | কোন চ্যানেল থেকে বেশি চ্যাট আসে |
| এজেন্ট লিডারবোর্ড | প্রত্যেক সহকর্মীর কাজ আর গতি, CSV এক্সপোর্টসহ |
দেরি হলে আলাদা SLA অ্যালার্ট নেই। সংখ্যাগুলো রিপোর্টে দেখে নিতে হয়।
এক ফোনের WhatsApp Business অ্যাপ থেকে এটা কোথায় আলাদা?
WhatsApp Business অ্যাপ বানানো এক ফোনে একজনের জন্য। ইউনিফায়েড ইনবক্স বানানো পুরো টিমের জন্য। নিচের টেবিলে পার্থক্য দেখানো হলো।
| WhatsApp Business অ্যাপ | SaleMag ইউনিফায়েড ইনবক্স | |
|---|---|---|
| চ্যানেল | শুধু WhatsApp | WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, WeChat |
| চ্যাট একজন সহকর্মীকে অ্যাসাইন | না | হ্যাঁ |
| কে কোন চ্যাট দেখবেন ঠিক করা | না | হ্যাঁ, রোল দিয়ে |
| সহকর্মীপ্রতি উত্তরের সময় | না | হ্যাঁ, ইনবক্স রিপোর্টে |
| ফোনের অ্যাপও চালু রাখা | হ্যাঁ | হ্যাঁ, অফিশিয়াল নম্বরে coexistence দিয়ে |
ইউনিফায়েড ইনবক্স কাদের জন্য?
- এফ-কমার্স শপ, যেখানে দুই বা তার বেশি মানুষ চ্যাটের উত্তর দেন।
- যে ব্র্যান্ড WhatsApp আর Messenger-এ বিজ্ঞাপন চালায় আর দ্রুত প্রথম উত্তর দিতে চায়।
- যে ব্যবসা চায় রোজকার প্রশ্ন এআই সামলাক, বাকিটা মানুষ।
- এজেন্সি, যারা কয়েকটি ক্লায়েন্ট ব্র্যান্ডের চ্যাট সামলায়।
প্রতিটি চ্যাটের কাস্টমারের তথ্য, ট্যাগ আর অপ্ট-ইন জমা থাকে CRM-এ। ভিড়ের দিনের জন্য পড়ুন ঈদের সময় ইনবক্স সামলানোর উপায়।
কীভাবে শুরু করব?
অ্যাকাউন্ট খুলুন, তারপর Channel Setup-এ প্রথম চ্যানেল যুক্ত করুন। প্ল্যানগুলো তুলনা করুন দামের পেজে।
ধাপে ধাপে
- 1
অ্যাকাউন্ট খুলুন
SaleMag-এ সাইন আপ করে আপনার ব্যবসার জন্য একটি ওয়ার্কস্পেস বানান।
- 2
চ্যানেল যুক্ত করুন
Channel Setup খুলুন। Meta-র embedded signup দিয়ে WhatsApp, তারপর Facebook পেজ, Instagram অ্যাকাউন্ট আর Telegram বট টোকেন যুক্ত করুন।
- 3
টিমকে ডাকুন
সহকর্মীদের যোগ করে প্রত্যেককে একটি রোল দিন, যেমন Agent বা Moderator, যাতে প্রত্যেকে ঠিক চ্যাটগুলো দেখেন।
- 4
সেভ করা উত্তর আর লেবেল বানান
রোজ যে উত্তর বারবার লেখেন, যেমন ডেলিভারি চার্জ বা রিটার্ন পলিসি, সেভ করে রাখুন। "COD বাকি" এর মতো লেবেল বানান।
- 5
এআই এজেন্ট চালু করুন
ইচ্ছা হলে কোনো চ্যানেলে এআই এজেন্ট যুক্ত করুন, যাতে সে আগে উত্তর দেয় আর দরকারে চ্যাট টিমকে দেয়।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
ইউনিফায়েড ইনবক্স কী?
ইউনিফায়েড ইনবক্স হলো এমন একটি স্ক্রিন, যেখানে কয়েকটি চ্যাট চ্যানেলের কাস্টমার মেসেজ এক জায়গায় আসে, তাই পুরো টিম এক জায়গা থেকে উত্তর দিতে পারে। একে শেয়ার্ড ইনবক্স বা টিম ইনবক্সও বলে।
SaleMag-এর ইউনিফায়েড ইনবক্সে কোন কোন চ্যানেল আসে?
Meta-র অফিশিয়াল WhatsApp Cloud API দিয়ে WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram DM, Telegram বট আর WeChat Official Account। QR দিয়ে যুক্ত WhatsApp নম্বরও চলে, তবে ব্যানের ঝুঁকি আছে। SMS আর ইমেইল শুধু পাঠানোর চ্যানেল, সেগুলোর উত্তর ইনবক্সে আসে না।
একটা WhatsApp নম্বর থেকে কি কয়েকজন উত্তর দিতে পারবেন?
হ্যাঁ। SaleMag-এ পুরো টিম একই ইনবক্সে কাজ করে, আর প্রতিটি চ্যাট একজনকে অ্যাসাইন করা যায়, তাই একই কাস্টমারকে দুজন একসাথে উত্তর দেন না।
WhatsApp Business অ্যাপ রেখেই কি SaleMag চালানো যায়?
হ্যাঁ। SaleMag coexistence সাপোর্ট করে, তাই অফিশিয়াল WhatsApp Cloud API-র নম্বর ফোনের WhatsApp Business অ্যাপেও চলে। অ্যাপ থেকে উত্তর দিলে সেই চ্যাটে এআই এজেন্ট ১৫ মিনিট চুপ থাকে।
WhatsApp-এ ২৪ ঘণ্টা পর কাস্টমারকে মেসেজ দেওয়া যাবে?
হ্যাঁ, অনুমোদিত মেসেজ টেমপ্লেট দিয়ে। অফিশিয়াল নম্বরে SaleMag-এর কম্পোজার দেখায় ২৪ ঘণ্টার উইন্ডো খোলা কি না, আর বন্ধ থাকলে টেমপ্লেট বাছাই খুলে দেয়।
Facebook বা Instagram-এর কমেন্ট কি ইনবক্সে আসে?
না। SaleMag-এর ইউনিফায়েড ইনবক্স শুধু ডাইরেক্ট মেসেজ নিয়ে কাজ করে। পোস্টের কমেন্ট আসে না, আর SaleMag-এ কমেন্ট অটো-রিপ্লাই নেই।
টিমের কে কোন চ্যাট দেখবেন, তা কি ঠিক করা যায়?
হ্যাঁ। Agent রোলের সদস্য শুধু নিজের আর অ্যাসাইন না হওয়া চ্যাট দেখেন। Moderator, Manager আর Administrator সব চ্যাট দেখেন, আর Editor ও Viewer চ্যাট পড়তে পারেন না।
SaleMag ইউনিফায়েড ইনবক্সের খরচ কত?
SaleMag-এর প্ল্যানের দাম দামের পেজে দেওয়া আছে। WhatsApp টেমপ্লেট মেসেজের চার্জ Meta আলাদাভাবে নেয়, আর মাঝে মাঝে রেট বদলায়।
লেখক পরিচিতি
হোয়াটসঅ্যাপ ও এফ-কমার্স অটোমেশন, ঢাকা
ঢাকার যে টিম সেলম্যাগ বানায়: বাংলাদেশের অনলাইন বিক্রেতাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের এআই সেলস ইনবক্স।