ঈদের সময় হাজার মেসেজ: ইনবক্স সামলানোর প্রস্তুতি (ঈদুল ফিতর ২০২৬)

রোজা শুরু হয়ে গেছে, আর ইনবক্সের রং বদলাতে শুরু করেছে। ইফতারের পরে মেসেজ আসে ঢেউয়ের মতো, সেহরির আগে আরেক দফা। “এই পাঞ্জাবিটা XL আছে?”, “ঈদের আগে পাব তো?”, “dam koto?”, একই প্রশ্ন দিনে দুইশো বার। যাঁরা গত ঈদে এই অবস্থার মধ্যে দিয়ে গেছেন, তাঁরা জানেন চাঁদরাতের আগের তিন দিন সবচেয়ে কঠিন।

ঈদুল ফিতর ২০২৬ সম্ভবত ২০ বা ২১ মার্চ, চাঁদ দেখার ওপর নির্ভর করে। মানে হাতে আছে তিন সপ্তাহের কিছু বেশি। এই লেখায় একটা সপ্তাহ-ভিত্তিক প্রস্তুতি দেওয়া হলো, যাতে ভিড়ের দিনে আপনার টিম অস্থির না হয়ে অর্ডার নিতে পারে।

ঈদের সময় ইনবক্সে মেসেজ কেন এত বাড়ে?

ঈদের আগে ফেসবুক আর ইনস্টাগ্রামে বুস্ট বাড়ে, সবাই একসাথে কেনেন, আর প্রায় প্রত্যেকে অর্ডারের আগে প্রশ্ন করেন। চাপটা আসে কয়েকটা নির্দিষ্ট প্রশ্ন থেকে, নতুন নতুন প্রশ্ন থেকে নয়।

একটা ব্যস্ত দিনের ইনবক্স ভাগ করলে মোটামুটি এমন দেখায়:

প্রথম তিন সারির উত্তর আগে থেকে ঠিক থাকলে টিমের সময় যায় শেষ তিন সারিতে, যেখানে সত্যিই মানুষ লাগে।

প্রস্তুতি কখন থেকে শুরু করবেন?

ঈদের অন্তত তিন-চার সপ্তাহ আগে থেকে। শেষ সপ্তাহে কিছু শুরু করার সময় থাকে না, তখন শুধু চালাতে হয়।

চার সপ্তাহ আগে: প্রোডাক্ট আর দাম এক জায়গায়

ঈদ কালেকশনের প্রতিটা প্রোডাক্টের দাম, সাইজ, রং আর স্টক এক জায়গায় লিখুন। টিমের তিনজন যদি তিনটা আলাদা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ থেকে দাম দেখে বলেন, একই কাস্টমার দুই রকম দাম শুনবেন। অফারের নিয়মও লিখে রাখুন: কোন তারিখ পর্যন্ত, কোন প্রোডাক্টে।

তিন সপ্তাহ আগে: সেভ করা উত্তর লিখুন

১০ থেকে ১৫টা উত্তর লিখে রাখুন, যেগুলো দিনে বারবার লাগবে। নিচে নমুনা দেওয়া হলো।

দুই সপ্তাহ আগে: টিম আর শিফট

কে কখন ইনবক্সে থাকবেন, সেটা কাগজে লিখুন। ইফতারের পরে আর রাত ১০টা থেকে ১টা পর্যন্ত সাধারণত বেশি লোক লাগে। কে অভিযোগ দেখবেন আর কে অর্ডার কনফার্মের ফোন করবেন, সেটাও আলাদা করুন।

এক সপ্তাহ আগে: পরীক্ষা

নিজের আরেকটা নম্বর থেকে কাস্টমার সেজে মেসেজ দিন। স্বাগত মেসেজ, দামের উত্তর, ডেলিভারির উত্তর, সব ঠিক আসছে কি না দেখুন।

কোন উত্তরগুলো আগে থেকে লিখে রাখবেন?

যে প্রশ্ন দিনে দশবারের বেশি আসে, তার উত্তর আগে থেকে লিখুন। কয়েকটা নমুনা, যেগুলো আপনার শপের তথ্য বসিয়ে ব্যবহার করতে পারেন:

ডেলিভারি চার্জ আর সময়:

ঢাকার ভেতরে ডেলিভারি চার্জ ৳৬০, সময় ১-২ দিন।
ঢাকার বাইরে ৳১২০, সময় ২-৪ দিন।
ঈদের ভিড়ে কুরিয়ারে ১ দিন বেশি লাগতে পারে।

ঈদের আগে পাওয়ার শেষ তারিখ:

ঈদের আগে হাতে পেতে:
ঢাকার ভেতরে শেষ অর্ডার ১৭ মার্চ রাত ১০টা
ঢাকার বাইরে শেষ অর্ডার ১৪ মার্চ রাত ১০টা
এর পরের অর্ডার ঈদের পরে পাঠানো হবে।

(তারিখগুলো উদাহরণ। নিজের কুরিয়ারের ঈদের আগের শেষ পিকআপের দিন জেনে তবেই ঠিক করুন।)

এক্সচেঞ্জ:

সাইজ না মিললে ডেলিভারির ৩ দিনের মধ্যে এক্সচেঞ্জ করা যাবে।
প্রোডাক্ট অব্যবহৃত আর ট্যাগসহ থাকতে হবে।

“দাম কত” ধরনের মেসেজে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক দাম বলার উপায় নিয়ে আছে “দাম কত?” মেসেজের অটো উত্তর লেখায়।

টিমে কয়েকজন থাকলে চ্যাট কীভাবে ভাগ করবেন?

নিয়ম একটাই: একটা চ্যাট, একজন মানুষ। দুইজন একসাথে একই কাস্টমারকে উত্তর দিলে কাস্টমার বিভ্রান্ত হন, আর ভুল দাম বা ডুপ্লিকেট অর্ডারের ঝুঁকি বাড়ে।

কয়েকটা কাজের অভ্যাস:

• লেবেল দিন: “COD কনফার্ম বাকি”, “এক্সচেঞ্জ”, “পাইকারি”। দিনের শেষে লেবেল ধরে বাকি কাজগুলো খুঁজে নেওয়া সহজ।
• নোট রাখুন: কাস্টমার ফোনে কিছু বললে চ্যাটে একটা নোট রাখুন, যাতে পরের শিফটের মানুষ জানেন।
• হস্তান্তর পরিষ্কার রাখুন: শিফট বদলের সময় খোলা চ্যাটগুলো কার কাছে যাচ্ছে, বলে যান।

এক ফোনে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ দিয়ে এটা করা প্রায় অসম্ভব, কারণ সেখানে একজনই একসাথে কাজ করতে পারেন। কয়েকজন মিলে একই নম্বর চালাতে শেয়ার্ড ইনবক্স লাগে।

অটো রিপ্লাই আর এআই বটকে কোন কাজ দেবেন?

একই উত্তর বারবার লাগে এমন কাজ মেশিনকে দিন, আর যেখানে বিবেচনা লাগে সেটা মানুষকে। কাজটা ভাগ করুন তিন স্তরে:

1. কিওয়ার্ড অটো রিপ্লাই: নির্দিষ্ট শব্দে নির্দিষ্ট উত্তর। যেমন কেউ “ঈদ অফার” লিখলে অফারের ছবি আর নিয়ম।
2. এআই বট: প্রোডাক্ট লিস্ট থেকে দাম, সাইজ আর স্টকের প্রশ্ন, বাংলা বা বাংলিশে। অর্ডারও নিতে পারে।
3. মানুষ: অভিযোগ, পাইকারি, বিশেষ অনুরোধ, আগের অর্ডার বদলানো।

বটের সবচেয়ে বড় ঝুঁকি হলো ভুল দাম বলা, তাই বট যেন শুধু আপনার প্রোডাক্ট লিস্ট থেকে উত্তর দেয়, সেটা নিশ্চিত করুন। আর কখন বট থামবে, সেই নিয়ম নিয়ে আছে কখন চ্যাট বট থেকে মানুষের হাতে দেবেন লেখায়।

চাঁদরাত আর ঈদের ছুটিতে কী বলবেন?

শেষ অর্ডারের সময় পেরোনোর সাথে সাথে অটো রিপ্লাই বদলে দিন। “ঈদের আগে পাবেন” আশা দিয়ে অর্ডার নিয়ে পরে বাতিল করার চেয়ে আগেই সত্যি কথা বলা অনেক ভালো। একটা নমুনা:

ঈদ মোবারক! ঈদের আগে ডেলিভারির শেষ সময় পেরিয়ে গেছে। এখন অর্ডার করলে ঈদের পরে প্রথম কর্মদিবসে পাঠানো হবে। অর্ডার করতে চাইলে প্রোডাক্টের নাম আর সাইজ লিখুন।

ছুটিতে ইনবক্স একদম বন্ধ রাখলেও অ্যাওয়ে মেসেজে তিনটা কথা রাখুন: ছুটি কবে পর্যন্ত, কবে থেকে ডেলিভারি, আর অর্ডার এখন রেখে দেওয়া যাবে কি না।

ঈদের পরে কী করবেন?

ঈদের পরের সপ্তাহে আসে এক্সচেঞ্জ, রিটার্ন আর “পার্সেল এখনও আসেনি” প্রশ্ন। এগুলোর উত্তরও আগে থেকে লিখে রাখুন। তারপর একটা হিসাব করুন: কোন প্রশ্ন সবচেয়ে বেশি এসেছিল, কোন সময় সবচেয়ে বেশি চাপ ছিল, কোথায় উত্তর দিতে দেরি হয়েছিল। পরের ঈদুল আজহার প্রস্তুতি এই হিসাব থেকেই শুরু হয়।

ঈদে যাঁরা কিনলেন, তাঁদের পরের অফার আলাদা করে পাঠাতে চাইলে কাস্টমার ট্যাগ আর সেগমেন্ট লেখাটা দেখুন।

SaleMag দিয়ে ঈদের ইনবক্স কীভাবে সামলানো যায়?

SaleMag-এর শেয়ার্ড ইনবক্স হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের চ্যাট এক তালিকায় আনে, তাই ঈদের ভিড়ে তিনটা অ্যাপ ঘুরতে হয় না। টিম প্রতিটা চ্যাট একজনকে অ্যাসাইন করে, লেবেল আর ভেতরের নোট রাখে, আর / টাইপ করে সেভ করা উত্তর বসায়।

এআই চ্যাটবট প্রোডাক্ট লিস্ট থেকে দাম আর স্টকের উত্তর দেয়, ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার নিতে পারে, আর অভিযোগ বা পাইকারি অর্ডার এলে চ্যাট টিমের হাতে দেয়। টিমের কেউ উত্তর দিলে বট সেই চ্যাটে ১৫ মিনিট চুপ থাকে, তাই কাস্টমার দুইটা আলাদা গলা শোনেন না। ইনবক্স রিপোর্টে প্রথম উত্তরের মাঝামাঝি সময় আর কে কতগুলো চ্যাট সামলালেন, দেখা যায়, যা ঈদের পরের হিসাবে কাজে আসে।

পরের ধাপ

আজই তিনটা কাজ করুন: ঈদ কালেকশনের দাম এক জায়গায় লিখুন, কুরিয়ারকে জিজ্ঞেস করে শেষ অর্ডারের তারিখ ঠিক করুন, আর পাঁচটা সেভ করা উত্তর লিখে ফেলুন। বাকিটা এই সপ্তাহের মধ্যে।

ঈদের আগে টিমকে এক ইনবক্সে আনতে SaleMag-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, অথবা প্ল্যান দেখুন।