ভুয়া অর্ডার কমানোর ১০টি উপায়: ক্যাশ অন ডেলিভারি শপের জন্য

গত মাসে ২০০টা অর্ডার পাঠালেন, ফেরত এল ৩০টা। প্রতিটা ফেরত পার্সেলে আপনি যাওয়ার চার্জ দিয়েছেন, অনেক কুরিয়ারে ফেরতের চার্জও। সাথে প্যাকেটের খরচ, প্রোডাক্ট এক সপ্তাহ আটকে থাকা, আর কোনোটা নষ্ট হয়ে ফেরা। ধরুন প্রতি ফেরতে গড়ে ৳১৫০ ক্ষতি, তাহলে মাসে ৳৪,৫০০ চলে গেল কিছু না বেচেই।

এই সংখ্যাগুলো উদাহরণ, কিন্তু ক্যাশ অন ডেলিভারি চালানো প্রায় সব শপ এই হিসাব চেনে। ভালো খবর হলো, ফেরত আসা অর্ডারের বড় অংশ ঠেকানো যায়, আর তার জন্য দামি কোনো টুল লাগে না। নিচের ১০টা উপায় শপের সাধারণ অভিজ্ঞতা থেকে, যা কাজে দেয়।

ভুয়া অর্ডার কেন হয়?

"ভুয়া অর্ডার" বললে আমরা ভাবি কেউ মজা করে অর্ডার দিয়েছে। বাস্তবে ফেরত আসা পার্সেলের কারণ কয়েক রকম, আর প্রতিটির সমাধান আলাদা।

কুরিয়ার থেকে ফেরত আসা পার্সেলকে ইংরেজিতে রিটার্ন টু অরিজিন বা RTO বলে। লক্ষ্য হলো RTO কমানো, শুধু "ভুয়া" লোক ধরা নয়।

ভুয়া অর্ডার কমানোর ১০টি উপায় কী?

১. সব তথ্য একবারে, এক ফর্ম্যাটে নিন

নাম, মোবাইল নম্বর, পুরো ঠিকানা আর এলাকা আলাদা আলাদা মেসেজে চাইলে কিছু না কিছু বাদ পড়ে। একটা নির্দিষ্ট ফর্ম্যাট দিন:

নাম:
মোবাইল নম্বর:
বাসা/রোড/এলাকা:
থানা ও জেলা:

"মিরপুর ১০" যথেষ্ট ঠিকানা নয়। বাসা আর রোড নম্বর না পেলে আবার চেয়ে নিন।

২. মোবাইল নম্বর যাচাই করুন

১১ অঙ্ক কি না, ০১ দিয়ে শুরু কি না, আর ০১৩ থেকে ০১৯-এর কোনো অপারেটর কোড কি না, দেখুন। ১০ অঙ্কের নম্বর বা একই অঙ্ক বারবার, যেমন ০১৭১১১১১১১১, সন্দেহের সংকেত। সম্ভব হলে কাস্টমার যে নম্বর থেকে মেসেজ দিচ্ছেন সেটার সাথে মিলিয়ে নিন।

৩. মোট দামসহ লিখিত সারাংশ পাঠান

পাঠানোর আগে প্রোডাক্ট, সাইজ, ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা লিখে পাঠান, তারপর "জি" বা "কনফার্ম" নিন:

আপনার অর্ডার: কালো জুতা, সাইজ ৪২, ৳১,৮৫০ + ডেলিভারি ৳১২০ = মোট ৳১,৯৭০, ক্যাশ অন ডেলিভারি। ঠিকানা: হাউস ৮, রোড ২, শিববাড়ি, খুলনা। ঠিক থাকলে "জি" লিখুন।

দরজায় গিয়ে "এত টাকা বলেননি" বলার সুযোগ এতে প্রায় থাকে না।

৪. নতুন কাস্টমারকে পাঠানোর আগে একটা কল দিন

৩০ সেকেন্ডের কল: "আপনার জুতার অর্ডারটা কাল কুরিয়ারে দিচ্ছি, ঠিকানা খুলনার শিববাড়ি, তাই তো?" ফোন বন্ধ বা ভুল মানুষ ধরলে তখনই বোঝা যায়। পুরনো ক্রেতাদের এটা লাগে না।

৫. হোয়াটসঅ্যাপে কনফার্মেশন বোতাম দিন

যারা কলে সাড়া দেন না, তাদের হোয়াটসঅ্যাপে "কনফার্ম" আর "বাতিল" বোতামসহ মেসেজ পাঠান। এক চাপে উত্তর দেওয়া সহজ। এ জন্য অফিশিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই আর অনুমোদিত টেমপ্লেট লাগে; কীভাবে করবেন তা আছে ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার কনফার্ম করার নিয়ম লেখায়।

৬. ঝুঁকির অর্ডারে ডেলিভারি চার্জ অগ্রিম নিন

নতুন কাস্টমার, ঢাকার বাইরের অর্ডার বা বড় অঙ্কের অর্ডারে শুধু ডেলিভারি চার্জটা বিকাশ বা নগদে অগ্রিম চাইতে পারেন। যিনি সত্যিই কিনবেন, তিনি সাধারণত রাজি হন। সবার কাছে চাইবেন না; পুরনো ক্রেতাদের কাছে এটা অপমানজনক লাগতে পারে।

৭. কুরিয়ারের ডেলিভারি রেকর্ড দেখুন

কিছু কুরিয়ার আর সেবা ফোন নম্বর দিয়ে দেখায় ওই নম্বরে আগে কতগুলো পার্সেল নেওয়া হয়েছে আর কতগুলো ফেরত গেছে। সন্দেহ হলে পাঠানোর আগে দেখে নিন। তবে এটা একটা সংকেত মাত্র, নতুন নম্বরের রেকর্ড না থাকা মানেই খারাপ নয়।

৮. নিজের সতর্কতার তালিকা রাখুন

যে নম্বর থেকে ইচ্ছাকৃতভাবে পার্সেল ফেরত গেছে, সেগুলো একটা শিটে বা ইনবক্সে লেবেল দিয়ে রাখুন। পরের বার সেই নম্বর থেকে অর্ডার এলে অগ্রিম ছাড়া পাঠাবেন না।

৯. অর্ডার দ্রুত পাঠান

অর্ডার নেওয়া আর কুরিয়ারে দেওয়ার মাঝে যত দিন যায়, কাস্টমারের মত বদলানোর বা অন্য জায়গা থেকে কিনে ফেলার সুযোগ তত বাড়ে। চেষ্টা করুন কনফার্মের পরের দিনই পাঠাতে, আর পাঠানোর দিন কাস্টমারকে জানান।

১০. প্রোডাক্টের তথ্য সৎভাবে দিন

ফিল্টার করা ছবি, ভুল সাইজ চার্ট বা "প্রিমিয়াম কোয়ালিটি" লিখে সাধারণ কাপড়, এসব খুলে দেখে ফেরত দেওয়ার বড় কারণ। আসল ছবি, মাপসহ সাইজ চার্ট আর কাপড়ের সঠিক বর্ণনা দিন।

কোন অর্ডারে বাড়তি সতর্কতা নেবেন?

সবার সাথে সন্দেহের ব্যবহার করলে ভালো কাস্টমারও বিরক্ত হন। নিচের সংকেতগুলোর দুই-তিনটা মিললে তবেই কল বা অগ্রিম চার্জ চান।

একটা ব্যবহারিক নিয়ম: সতর্কতার কাজ যেন সবচেয়ে ভালো কাস্টমারদের বিরক্ত না করে। যিনি আগে তিনবার কিনে টাকা দিয়েছেন, তাকে অগ্রিম চার্জ বা যাচাইয়ের কল দেওয়ার দরকার নেই। পুরনো ক্রেতাদের একটা আলাদা লেবেল বা তালিকা রাখুন, আর তাদের অর্ডার সরাসরি প্যাকিংয়ে পাঠান।

SaleMag কী করে, আর কী করে না?

SaleMag ভুয়া অর্ডার ধরার টুল নয়, তবে চ্যাটে অর্ডার নেওয়ার যে ভুলগুলো থেকে ফেরত আসে, তার কয়েকটা কমায়। SaleMag-এর এআই অর্ডার নিলে কাস্টমার নিজেই অর্ডার ফর্মে নাম, ফোন, ঠিকানা আর ডেলিভারি এলাকা দেন, আর জমা দেওয়ার আগে মোট দাম দেখেন। বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর +880, 880 বা 01 যেকোনো ফর্ম্যাটে, বাংলা অঙ্কেও, যাচাই হয়। এক কার্ট থেকে একটাই অর্ডার তৈরি হয়, তাই দুবার চাপে ডাবল অর্ডার হয় না। চ্যাটের ভেতরে চেকআউটে একই অর্ডার ৩০ মিনিটের মধ্যে আবার এলে কাস্টমারকে আগে সতর্ক করা হয়।

যা করে না, তাও পরিষ্কার: SaleMag অর্ডারকে ভুয়া বা আসল হিসেবে স্কোর করে না, কুরিয়ার বুক করে না, আর বিকাশ-নগদে অগ্রিম নেয় না। কল আর কুরিয়ার আপনার টিমই সামলাবে; পার্থক্য হলো অর্ডারটা আসে পুরো তথ্য আর নম্বরসহ, তাই কলটা হয় দ্রুত যাচাই, তথ্য তোলার কাজ নয়। দেখুন ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার কনফার্মেশন পেজ।

পরের ধাপ

গত মাসের ফেরত আসা পার্সেলগুলোর একটা তালিকা নিন, আর প্রতিটির পাশে উপরের প্রথম টেবিল থেকে কারণ লিখুন। যে কারণ সবচেয়ে বেশি, সেটার উপায় দিয়ে শুরু করুন। পরের মাসে আবার গুনুন।

চ্যাটের অর্ডারে পুরো তথ্য আর নম্বর যাচাই চাইলে SaleMag-এ ফ্রি শুরু করুন। কুরিয়ার থেকে ফেরত কমানোর আরও উপায় পাবেন পার্সেল রিটার্ন কমানোর গাইডে।