পার্সেল রিটার্ন (RTO) কমানোর উপায়: COD শপের জন্য কাজের গাইড

সোমবার সকালে কুরিয়ারের হাব থেকে ফোন আসে: "ভাই, আপনার ১২টা পার্সেল ফেরত আসছে।" প্রতিটা পার্সেলে আপনি ডেলিভারি চার্জ দিয়েছেন, প্যাকিং করেছেন, স্টক আটকে রেখেছেন। অথচ একটা টাকাও আসেনি।

ক্যাশ অন ডেলিভারিতে কাস্টমারের জন্য দরজায় "না" বলা সহজ, কারণ তাঁর কোনো টাকা যায়নি। তাই পার্সেল রিটার্ন পুরোপুরি বন্ধ করা যায় না। তবে কোথায় কোথায় ফাঁক থাকে, তা জানলে রিটার্ন অনেক কমানো যায়।

এই লেখায় দেখব রিটার্ন কেন হয়, প্রতিটায় আসলে কত টাকা যায়, আর অর্ডার নেওয়া থেকে ডেলিভারির দিন পর্যন্ত কোন ছোট কাজগুলো সবচেয়ে বেশি ফল দেয়।

RTO কী, আর প্রতিটি ফেরত পার্সেলে কত টাকা যায়?

RTO বা রিটার্ন টু অরিজিন হলো সেই পার্সেল, যা কুরিয়ার ডেলিভারি দিতে না পেরে সেলারের কাছে ফেরত পাঠায়। এর খরচ শুধু ডেলিভারি চার্জ নয়; প্যাকিং, ফোন কল, আটকে থাকা স্টক আর হারানো সময়ও যোগ হয়।

ধরুন, ঢাকার বাইরে একটা ৳১,২০০ টাকার কুর্তি পাঠালেন। নিচের হিসাবটা শুধু উদাহরণ; আপনার কুরিয়ারের শর্ত দেখে নিজের সংখ্যা বসান।

এর বাইরে কুর্তিটা ৭-১০ দিন স্টকের বাইরে থাকে। ঈদের সময় এই কদিনেই সেটা হয়তো আরেকজনকে বিক্রি করা যেত। মাসে ৫০টা রিটার্ন হলে শুধু নগদ ক্ষতিই দাঁড়ায় ৳১০,০০০-এর বেশি।

পার্সেল কেন ফেরত আসে?

বেশিরভাগ পার্সেল ফেরত আসে পাঁচটা কারণে: কাস্টমার মত বদলান, ফোন ধরেন না, ঠিকানা অসম্পূর্ণ, মোট টাকা নিয়ে ভুল বোঝাবুঝি, অথবা অন্য পেজ থেকে আগেই কিনে ফেলেছেন। প্রায় প্রতিটির শুরু অর্ডার নেওয়ার সময়।

নিজের শপে কোন কারণটা বেশি, জানতে ফেরত আসা প্রতিটা পার্সেলের পাশে কুরিয়ারের দেওয়া কারণটা লিখে রাখুন। এক মাস পরেই প্যাটার্ন দেখা যাবে।

অর্ডার নেওয়ার সময়েই রিটার্ন কমাবেন কীভাবে?

অর্ডার নেওয়ার সময় তিনটা জিনিস নিশ্চিত করুন: সম্পূর্ণ ঠিকানা, সঠিক মোবাইল নম্বর আর চার্জসহ মোট টাকা। এই তিনটা ঠিক থাকলে রিটার্নের বড় একটা অংশ শুরুতেই আটকে যায়।

ঠিকানা চাইবেন যেভাবে

"ঠিকানা দেন" লিখলে কাস্টমার প্রায়ই শুধু এলাকার নাম দেন। তার বদলে কোন কোন অংশ লাগবে, সেটা বলে দিন:

ডেলিভারির জন্য পুরো ঠিকানাটা দিন, প্লিজ: বাসা নম্বর, রোড, এলাকা, থানা/জেলা। কাছে কোনো চেনা জায়গা থাকলে সেটাও লিখুন (যেমন: মসজিদের পাশে)।

নম্বর যাচাই করবেন যেভাবে

বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর ১১ ডিজিটের, ০১ দিয়ে শুরু। ১০ ডিজিট বা ১২ ডিজিট এলে তখনই আবার জিজ্ঞেস করুন। হোয়াটসঅ্যাপে কেউ লিখলে চ্যাটের নম্বরটাই ডেলিভারির নম্বর কিনা, সেটাও জেনে নিন।

মোট টাকা বলবেন যেভাবে

প্রোডাক্টের দাম আর ডেলিভারি চার্জ আলাদা বলে থেমে যাবেন না। যোগফলটা লিখে দিন:

কুর্তি (নেভি ব্লু, M) ৳১,২০০ + ঢাকার বাইরে ডেলিভারি ৳১২০ = মোট ৳১,৩২০। পণ্য হাতে পেয়ে রাইডারকে ৳১,৩২০ দেবেন।

দরজায় রাইডার যে টাকা চাইবেন, চ্যাটে ঠিক সেই সংখ্যাটাই থাকা চাই। ডিসকাউন্ট থাকলে সেটাও যোগফলের আগে লিখুন, যাতে কাস্টমার নিজে হিসাব মিলিয়ে নিতে পারেন।

পাঠানোর আগে অর্ডার কনফার্ম করবেন কীভাবে?

কুরিয়ারে দেওয়ার আগে কাস্টমারকে অর্ডারের পুরো সারাংশ পাঠিয়ে পরিষ্কার "হ্যাঁ" নিন। শুধু "ok" দেখে নয়, প্রোডাক্ট, পরিমাণ, ঠিকানা আর মোট টাকা মিলিয়ে।

একটা সহজ কনফার্মেশন মেসেজ:

আপনার অর্ডার:
১. কুর্তি (নেভি ব্লু, M) x ১ = ৳১,২০০
ডেলিভারি (ঢাকার বাইরে): ৳১২০
মোট: ৳১,৩২০ (ক্যাশ অন ডেলিভারি)
ঠিকানা: বাসা ১২, রোড ৪, আমবাগান, কুমিল্লা সদর

সব ঠিক থাকলে "হ্যাঁ" লিখুন। কিছু বদলাতে চাইলে জানান।

নতুন কাস্টমার, বড় অঙ্কের অর্ডার বা একই নম্বর থেকে অনেকগুলো অর্ডার এলে একটা কল দেওয়া এখনো অনেক শপের নিয়ম। কল, মেসেজ আর টেমপ্লেট মিলিয়ে কনফার্মেশনের পুরো পদ্ধতি আছে ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার কনফার্ম করবেন কীভাবে লেখায়। সন্দেহজনক অর্ডার চেনার উপায় পাবেন ভুয়া অর্ডার কমানোর ১০টি উপায় লেখায়।

কুরিয়ারে দেওয়ার পর কী করলে রিটার্ন কমে?

পার্সেল রওনা হওয়ার দিন একটা মেসেজ আর ডেলিভারির দিন একটা রিমাইন্ডার দিন। অনেক রিটার্ন হয় শুধু এই কারণে যে কাস্টমার অচেনা নম্বর থেকে রাইডারের কল ধরেননি।

আপনার অর্ডার CH-000123 আজ কুরিয়ারে দেওয়া হয়েছে। ২-৩ দিনের মধ্যে রাইডার কল দেবেন, অচেনা নম্বর হলেও ধরবেন, প্লিজ। মোট ৳১,৩২০ ক্যাশ অন ডেলিভারি।

কিছু অভ্যাস যা কাজে দেয়:

• রাইডারের কল ধরতে না পারলে কাস্টমার কাকে জানাবেন, সেটা মেসেজে লিখে দিন।
• কাস্টমার "পরে নেব" বললে নতুন তারিখ জেনে কুরিয়ারকে জানান, পার্সেল ফেরত যেতে দেবেন না।
• পণ্য হাতে নিয়ে দেখার সুযোগ দেবেন কিনা, সেই নিয়ম পোস্টে আর চ্যাটে একই রাখুন।
• ডেলিভারি দেরি হলে আগে নিজে জানান। কাস্টমার খোঁজ নেওয়ার আগে আপনি খবর দিলে বিশ্বাস থাকে।

হোয়াটসঅ্যাপে কাস্টমারের শেষ মেসেজের ২৪ ঘণ্টা পেরিয়ে গেলে এই আপডেট পাঠাতে অনুমোদিত ইউটিলিটি টেমপ্লেট লাগে।

কোন অর্ডারে অগ্রিম নেবেন?

অগ্রিম নেওয়া রিটার্নের সবচেয়ে সরাসরি সমাধান, তবে সবার জন্য নয়। কাস্টমার বিরক্ত হতে পারেন, আবার অগ্রিম দিলে দরজায় "না" বলার সম্ভাবনাও কমে যায়।

অগ্রিম সাধারণত বিকাশ বা নগদে নেওয়া হয়। যে নিয়মই রাখুন, পেজের পোস্টে আর চ্যাটের প্রথম উত্তরেই জানিয়ে দিন। অর্ডার নেওয়ার পরে হঠাৎ অগ্রিম চাইলে অনেকে অর্ডারই বাতিল করেন।

নিজের RTO রেট মাপবেন কীভাবে?

RTO রেট = ফেরত আসা পার্সেল ÷ কুরিয়ারে দেওয়া মোট পার্সেল × ১০০। মাসে ৪০০ পার্সেলের মধ্যে ৪৮টা ফেরত এলে রেট ১২%।

শুধু মোট রেট দেখলে কাজ হয় না। একটা শিটে এই কলামগুলো রাখুন:

• অর্ডারের তারিখ আর এলাকা (ঢাকার ভেতরে, বাইরে, জেলা)
• প্রোডাক্ট বা ক্যাটাগরি
• অর্ডার কোথা থেকে এসেছে (হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার, ওয়েবসাইট, লাইভ)
• কনফার্মেশন হয়েছিল কিনা
• ফেরতের কারণ

দুই মাস পর হয়তো দেখবেন লাইভের অর্ডারে রিটার্ন বেশি, বা একটা জেলায় বারবার "ঠিকানা পাওয়া যায়নি" আসছে। কোনো পরিবর্তন আনার আগে আর পরে একই হিসাব তুলনা করুন, তাহলেই বুঝবেন কোনটা কাজ করল।

SaleMag এখানে কী করে, আর কী করে না?

SaleMag-এর COD অর্ডার কনফার্মেশন অর্ডার নেওয়ার ধাপটা পরিষ্কার করে, যেখান থেকে বেশিরভাগ রিটার্নের শুরু।

• এআই আপনার প্রোডাক্ট লিস্ট থেকেই দাম বলে, আন্দাজে নয়।
• কাস্টমার নিজে অর্ডার ফর্মে নাম, ফোন, ঠিকানা আর ডেলিভারি এলাকা দেন, অথবা চ্যাটে সঠিক সারাংশ দেখে পরিষ্কার "হ্যাঁ" বলেন।
• ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা সার্ভার হিসাব করে, তাই চ্যাটের সংখ্যা আর রাইডারের চাওয়া সংখ্যা মেলে।
• বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর যাচাই হয়, আর প্রতিটা অর্ডার CH-000123 এর মতো নম্বর পায়।

যা করে না: SaleMag কুরিয়ারের সাথে যুক্ত নয়, অর্ডারকে ভুয়া বা আসল হিসেবে স্কোর করে না, আর বিকাশ-নগদে অগ্রিম নেয় না। কুরিয়ার বুকিং, কল আর অগ্রিমের সিদ্ধান্ত আপনার টিমেরই থাকে। পার্থক্য হলো অর্ডারটা সম্পূর্ণ তথ্যসহ আসে, তাই কলটা হয় দ্রুত যাচাই, তথ্য টুকে নেওয়া নয়।

পরের ধাপ

এই সপ্তাহেই দুটো কাজ শুরু করুন: ফেরত আসা প্রতিটা পার্সেলের কারণ লিখে রাখা, আর প্রতিটা অর্ডারে চার্জসহ মোট টাকার সারাংশ পাঠানো। এক মাস পর রেট তুলনা করুন।

অর্ডার নেওয়া আর কনফার্মেশনের কাজটা স্বয়ংক্রিয় করতে চাইলে SaleMag-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, অথবা আগে প্ল্যান আর দাম দেখুন।