রেস্টুরেন্টে হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নেওয়া: বট দিয়ে মেনু আর দাম

ইফতারের দেড় ঘণ্টা আগে মোহাম্মদপুরের একটি ক্লাউড কিচেনের ফোনে মেসেজ আসছে মিনিটে মিনিটে: "iftar box koto?", "Lalmatia te delivery hobe?", "2 ta box, 1 ta haleem"। যিনি ফোন ধরছেন, তিনিই প্যাকিংও দেখছেন। অর্ডার উঠছে খাতায়, কোনোটায় বাসার নম্বর নেই, কোনোটায় ফোন নম্বরের একটা সংখ্যা কম।

খাবারের অর্ডারে সময়টাই আসল। জামাকাপড়ের কাস্টমার এক ঘণ্টা অপেক্ষা করতে পারেন, ক্ষুধার্ত কাস্টমার পারেন না। তাই রেস্টুরেন্টে হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডারের লক্ষ্য দুটো: প্রথম উত্তর যাবে সঙ্গে সঙ্গে, আর কিচেনে অর্ডার পৌঁছাবে সম্পূর্ণ অবস্থায়।

এই লেখায় দেখাব মেনু কীভাবে সাজাবেন, ডেলিভারি চার্জ কীভাবে ঠিক করবেন, বট কোন কাজ করবে আর কোনটা স্টাফের হাতে রাখবেন।

হোয়াটসঅ্যাপে খাবারের অর্ডার নেওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় কী?

সবচেয়ে সহজ উপায় হলো মেনুকে প্রোডাক্ট লিস্টে তোলা, আর এমন একটি বট রাখা যা শুধু সেই লিস্ট থেকে দাম বলে এবং শেষে কাস্টমারকে একটি অর্ডার ফর্ম পাঠায়। কাস্টমার ফর্মে নিজের এলাকা, নাম, ফোন আর ঠিকানা দেন, সিস্টেম ডেলিভারি চার্জ যোগ করে মোট দাম দেখায়।

হাতে অর্ডার নেওয়া আর বট দিয়ে নেওয়ার পার্থক্যটা এক নজরে:

পুরো ফর্মটা কেমন কাজ করে, তা বিস্তারিত আছে হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম লেখায়।

মেনু কীভাবে সাজালে বট ভুল দাম বলবে না?

বট ভুল দাম বলে তখনই, যখন মেনুতে দাম অস্পষ্ট থাকে। তাই প্রতিটি দামের জন্য আলাদা একটি আইটেম রাখুন, আর ছবির মেনুর বদলে লেখা মেনু দিন।

রেস্টুরেন্টের মেনুতে যে জায়গাগুলোতে সবচেয়ে বেশি গোলমাল হয়:

• হাফ আর ফুল: "কাচ্চি (হাফ)" আর "কাচ্চি (ফুল)" দুটো আলাদা আইটেম করুন। একটার ভেতরে দুই দাম লিখলে বট বা কাস্টমার যে কেউ ভুল বুঝতে পারেন।
• কম্বো আর প্ল্যাটার: কম্বোতে কী কী আছে তা বিবরণে লিখুন, যেমন "১টি বিরিয়ানি, ১টি বোরহানি, ১টি ফিরনি"।
• শুধু নির্দিষ্ট দিনের আইটেম: "শুধু শুক্রবার" বা "শুধু রমজানে" বিবরণে লিখুন, আর বটের নির্দেশনাতেও লিখে দিন।
• শেষ হয়ে যাওয়া আইটেম: হালিম বিকেল ৫টায় শেষ হলে তখনই স্টক শূন্য করুন বা আইটেম সরান। বট লিস্টে যা আছে তা-ই বিক্রি করবে।
• ঝাল, অ্যালার্জি, হালাল: যে প্রশ্ন বারবার আসে, তা বিবরণে বা নোটে লিখুন।

মেনুর বাইরের তথ্যও বট জানতে চাইবে: খোলার সময়, শেষ অর্ডারের সময়, ন্যূনতম অর্ডার, ব্রাঞ্চের ঠিকানা, ডেলিভারিতে মোটামুটি কত সময় লাগে। এগুলো ছোট একটি নোটে লিখে নলেজ বেসে দিন। বট যত পরিষ্কার তথ্য পাবে, উত্তর তত ঠিক হবে। এ নিয়ে আরও নিয়ম আছে এআই চ্যাটবট যেন ভুল দাম না বলে লেখায়।

ডেলিভারি এলাকা আর চার্জ কীভাবে ঠিক করবেন?

খাবারের ডেলিভারিতে "ঢাকার ভেতরে-বাইরে" ভাগ কাজে আসে না, কারণ রেস্টুরেন্ট সাধারণত আশপাশের কয়েকটি এলাকাতেই ডেলিভারি দেয়। তাই কাছের এলাকাগুলো এক চার্জে, একটু দূরেরগুলো আরেক চার্জে রাখুন, আর যেখানে যান না সেটা স্পষ্ট লিখুন।

ধানমন্ডির একটি রেস্টুরেন্টের জন্য একটা উদাহরণ (চার্জগুলো শুধু উদাহরণ):

এলাকার নাম বাংলায় রাখুন, কাস্টমার যে নামে চেনেন সেভাবে। দূরত্ব মেপে চার্জ নয়, কাস্টমার নিজের এলাকা বেছে নেন। একটি এলাকায় কত চার্জ তা আগে থেকে দেখালে "এত চার্জ কেন" নিয়ে তর্কও কমে। চার্জ কীভাবে চ্যাটে ঠিকঠাক বলবেন, তা নিয়ে আছে ঢাকার ভেতরে ও বাইরে ডেলিভারি চার্জ লেখা।

একটি অর্ডারের চ্যাট দেখতে কেমন হয়?

ভালো একটি অর্ডার চ্যাট ছোট হয়: কাস্টমার কী চান বলেন, বট দাম আর পরিমাণ মিলিয়ে নেয়, তারপর ফর্ম পাঠায়। নিচের উদাহরণটা কাল্পনিক:

কাস্টমার: bhai kacchi half koto? 2 ta lagbe
বট: কাচ্চি (হাফ) ৳৩২০ করে, ২টি হলে ৳৬৪০। সাথে কিছু নেবেন? বোরহানি ৳৬০।
কাস্টমার: 1 ta borhani dien
বট: ঠিক আছে: কাচ্চি (হাফ) ২টি, বোরহানি ১টি, মোট ৳৭০০। নিচের ফর্মে এলাকা আর ঠিকানা দিন, ডেলিভারি চার্জসহ মোট দাম ওখানেই দেখবেন।
[অর্ডার ফর্ম]
বট: ধন্যবাদ! আপনার অর্ডার নম্বর CH-000145। কিচেন থেকে শিগগিরই কনফার্ম করা হবে।

এখানে বট দাম বানিয়ে বলেনি, ডেলিভারি চার্জও নিজে যোগ করেনি। দাম এসেছে মেনু থেকে, চার্জ এসেছে কাস্টমারের বেছে নেওয়া এলাকা থেকে। পুরোনো কাস্টমার আবার অর্ডার করলে ফর্মে আগের নাম, ফোন আর ঠিকানা আগে থেকেই বসানো থাকে।

কিচেন অর্ডার পাবে কীভাবে, আর তারপর কী হবে?

ফর্ম জমা হলে একটি নম্বরযুক্ত ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার তৈরি হয়, আর নোটিফিকেশন চালু থাকলে অর্ডার দেখার অনুমতি আছে এমন সবাই অ্যাপে ও পুশে খবর পান। এরপরের কাজ আপনার টিমের:

1. কাউন্টারের কেউ অর্ডার দেখে কনফার্ম করেন, দরকার হলে কাস্টমারকে একবার কল করেন।
2. কিচেন রান্না শুরু করে।
3. রাইডার রওনা হলে অর্ডারের স্ট্যাটাস বদলানো হয়।
4. কাস্টমার "khabar kothay?" লিখলে বট সেই স্ট্যাটাস দেখে উত্তর দেয়।

রাইডার রওনা হওয়ার মেসেজ নিজে থেকে যায় না। চাইলে অটোমেশনে "order fulfilled" হলে একটি মেসেজ পাঠানোর নিয়ম বানিয়ে নিতে পারেন। কোন মেসেজ কোন টেমপ্লেটে যায়, তা আছে অর্ডারের স্ট্যাটাস আপডেট হোয়াটসঅ্যাপে লেখায়।

কোন কাজগুলো বটকে দেবেন না?

যেখানে সিদ্ধান্ত বা সহানুভূতি লাগে, সেখানে মানুষ লাগবে। বটকে নির্দেশনায় স্পষ্ট লিখে দিন কোন চ্যাট স্টাফের হাতে দিতে হবে:

টিমের কেউ চ্যাটে উত্তর দিলে SaleMag-এর বট সেই চ্যাটে ১৫ মিনিট চুপ থাকে, যাতে কাস্টমার একসাথে দুই রকম উত্তর না পান। কখন হাতে দেবেন তার আরও উদাহরণ পাবেন হিউম্যান হ্যান্ডওভার পাতায়।

ইফতার বা শুক্রবার রাতের ভিড়ে কী প্রস্তুতি নেবেন?

ভিড়ের আগের দিনই মেনু, শেষ অর্ডারের সময় আর ভিড়ের সময়ের ডেলিভারি নোট আপডেট করুন। ভিড় শুরু হলে মেনু বদলানোর সময় থাকে না।

• ইফতার বক্স, সেহরির মেনু বা ঈদের প্রি-অর্ডার আলাদা আইটেম হিসেবে আগে থেকে তুলে রাখুন।
• "আজ সন্ধ্যা ৬টার পর ইফতার বক্সের অর্ডার নেওয়া হবে না" ধরনের নিয়ম বটের নির্দেশনায় লিখুন।
• একজনকে দায়িত্ব দিন শুধু হ্যান্ডওভার আর অভিযোগ দেখার।
• প্যাকেটে আর টেবিলে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরের QR কোড রাখুন, যাতে পরের অর্ডারটা সরাসরি আসে। কীভাবে বানাবেন, দেখুন হোয়াটসঅ্যাপ লিংক আর QR কোড লেখায়।

SaleMag-এ রেস্টুরেন্টের অর্ডার কীভাবে চলে?

SaleMag-এ মেনু তোলা হয় প্রোডাক্ট হিসেবে, আর ডেলিভারি এলাকা যোগ হয় চার্জসহ, ২০টি পর্যন্ত। এআই চ্যাটবট WhatsApp, Messenger, Instagram আর Telegram-এ মেনু থেকে উত্তর দেয়, কার্ট সাজায় আর অর্ডার ফর্ম পাঠায়। অফিশিয়াল WhatsApp নম্বরে ফর্মটা চ্যাটের ভেতরেই খোলে; Messenger আর Instagram-এ যায় একটি নিরাপদ লিংক, যা ২৪ ঘণ্টা কাজ করে।

অর্ডার জমার মুহূর্তে সার্ভার দাম আর চার্জ আবার মিলিয়ে দেখে, তারপর CH-000123-এর মতো নম্বর দেয়। পেমেন্ট ক্যাশ অন ডেলিভারি। রাইডার, ফুড অ্যাপ বা অনলাইন পেমেন্টের সাথে SaleMag যুক্ত নয়। বিস্তারিত দেখুন রেস্টুরেন্টের জন্য SaleMag পাতায়।

পরের ধাপ

আজ রাতেই সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া ১৫টি আইটেম আর দুই-তিনটি ডেলিভারি এলাকা লিখে ফেলুন। তারপর পেজে প্রতিদিন যে দশটা প্রশ্ন আসে, সেগুলো দিয়ে বট টেস্ট করুন। প্রস্তুত হলে ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, অথবা আগে প্ল্যান ও দাম দেখুন।