হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম: চ্যাটের ভেতরেই নাম-ঠিকানা নেওয়ার নিয়ম

একটা চ্যাট অর্ডারে কয়বার মেসেজ আদান-প্রদান হয়, কখনো গুনে দেখেছেন? "আপনার নামটা?", "ফোন নম্বর?", "পুরো ঠিকানা দিবেন?", "ঢাকার ভেতরে না বাইরে?", "তাহলে মোট ১,৩২০ টাকা, ঠিক আছে?"। প্রতিটা প্রশ্নের পর অপেক্ষা। কাস্টমার রান্না করছেন, অফিসে মিটিংয়ে, বা ঘুমিয়ে পড়েছেন।

এই আসা-যাওয়ার মাঝেই অনেক অর্ডার হারায়। যেগুলো টেকে, সেগুলোতেও কোথাও একটা ডিজিট কম, "মিরপুর" ছাড়া ঠিকানায় আর কিছু নেই।

হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম এই কাজটা এক ধাপে নিয়ে আসে। দেখা যাক এটা কী, কোন ঘরগুলো রাখবেন, আর কখন চ্যাটে প্রশ্ন করাই ভালো।

হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম কী?

হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম হলো চ্যাটের ভেতরে খোলা একটা ছোট ফর্ম, যেখানে কাস্টমার নিজেই ডেলিভারির তথ্য দিয়ে অর্ডার জমা দেন। এটা বানানো হয় Meta-র WhatsApp Flows দিয়ে, যা হোয়াটসঅ্যাপের ভেতরে কয়েক পাতার ফর্ম বা মেনু দেখাতে পারে।

কাস্টমারের দিক থেকে অভিজ্ঞতাটা এরকম:

1. চ্যাটে একটা মেসেজ আসে, নিচে একটা বাটন।
2. বাটনে চাপলে হোয়াটসঅ্যাপের ভেতরেই ফর্ম খোলে, ব্রাউজারে যেতে হয় না।
3. ডেলিভারি এলাকা বাছেন, নাম-ফোন-ঠিকানা লেখেন।
4. মোট টাকা দেখে অর্ডার বাটনে চাপেন, আবার চ্যাটে ফিরে আসেন।

অর্ডার ফর্ম, চ্যাটে প্রশ্ন, Google Form নাকি ওয়েবসাইট: কোনটা কখন?

অর্ডার কম আর কাস্টমার পরিচিত হলে চ্যাটে প্রশ্নই যথেষ্ট। দিনে কয়েক ডজন অর্ডার এলে চ্যাটের ভেতরের ফর্ম সবচেয়ে কম ঝামেলার, কারণ কাস্টমার চ্যাট ছাড়েন না আর মোট টাকা নিজে থেকে হিসাব হয়।

Google Form-এর বড় সমস্যা হলো জমা দেওয়া তথ্য চ্যাটের সাথে আলাদা থাকে। কোন ফর্মটা কোন চ্যাটের, সেটা মেলাতেই সময় যায়। আর কাস্টমার ভুল প্রোডাক্টের নাম লিখলে কেউ খেয়াল করে না।

একটা ভালো অর্ডার ফর্মে কোন কোন ঘর থাকা দরকার?

ঘর যত কম, ফর্ম পূরণ তত বেশি। ক্যাশ অন ডেলিভারির জন্য দরকারি ঘর মাত্র কয়েকটা।

যা রাখবেন না: ইমেইল (বেশিরভাগ কাস্টমার দেন না), জন্মতারিখ, বা "আমাদের কথা কোথায় জানলেন"। প্রতিটা বাড়তি ঘর কিছু কাস্টমারকে থামিয়ে দেয়।

ফর্ম পাঠানোর আগে চ্যাটে কী বলবেন?

ফর্ম হলো শেষ ধাপ। আগে চ্যাটে প্রোডাক্ট, সাইজ আর পরিমাণ ঠিক করুন, তারপর ফর্ম পাঠান। কিছু ঠিক না করেই ফর্ম পাঠালে কাস্টমার বুঝতে পারেন না কীসের অর্ডার দিচ্ছেন।

আপনার কার্টে আছে: মেরুন কটন শাড়ি (ব্লাউজসহ) x ১ = ৳২,০৫০। নিচের ফর্মে ডেলিভারির এলাকা আর ঠিকানা দিলেই অর্ডার হয়ে যাবে। ক্যাশ অন ডেলিভারি।

ফর্ম জমা হলে চ্যাটে একটা কনফার্মেশন দিন, অর্ডার নম্বর আর মোট টাকাসহ:

ধন্যবাদ! আপনার অর্ডার #CH-000123 গ্রহণ করা হয়েছে। মোট ৳২,১১০, ক্যাশ অন ডেলিভারি। আমাদের টিম শীঘ্রই যোগাযোগ করবে।

কনফার্মেশনের পরের ধাপগুলো, যেমন ফোনে যাচাই, আছে ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার কনফার্ম করবেন কীভাবে লেখায়।

ফর্ম জমা হওয়ার পর টিম কী করবে?

ফর্ম জমা হলেই কাজ শেষ নয়; অর্ডারটা এখন প্যাকিং আর ডেলিভারির লাইনে। পরিষ্কার একটা ক্রম রাখলে কোনো অর্ডার আটকে থাকে না।

ফর্মের তথ্য কুরিয়ারের শিটে কপি করার সময় হাতে আবার টাইপ করবেন না; কপি-পেস্ট করুন। ফর্মের সুবিধা হলো তথ্য কাস্টমার নিজে দিয়েছেন, সেটা নষ্ট করা ঠিক না।

কোন নম্বরে চ্যাটের ভেতরে ফর্ম খোলে?

চ্যাটের ভেতরে খোলা ফর্ম শুধু অফিশিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই-তে যুক্ত নম্বরে চলে। হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ বা QR কোড দিয়ে যুক্ত নম্বরে WhatsApp Flows পাঠানো যায় না।

অ্যাপ আর এপিআই-এর পার্থক্য বিস্তারিত আছে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ নাকি এপিআই লেখায়।

কাস্টমার ফর্ম পূরণ না করলে কী করবেন?

প্রথমে চ্যাটে ছোট একটা মনে করিয়ে দিন, তারপরও না হলে চ্যাটেই তথ্য নিন। কেউ কেউ ফর্মে অভ্যস্ত নন, তাঁদের জোর করবেন না।

সাধারণ কারণ আর সমাধান:

• ফর্মটা খুঁজে পাচ্ছেন না। চ্যাটে লিখুন: "উপরের মেসেজের নিচে ‘অর্ডার ফর্ম’ বাটনে চাপুন।"
• লিংকের মেয়াদ শেষ। নতুন একটা ফর্ম পাঠান।
• মত বদলেছেন বা আরেকটা প্রোডাক্ট চান। কার্ট বদলে নতুন ফর্ম দিন।
• বয়স্ক বা কম অভ্যস্ত কাস্টমার। চ্যাটে নাম-ঠিকানা নিয়ে নিন, বা টিমের কেউ কল দিন।

SaleMag-এর হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম কীভাবে কাজ করে?

SaleMag-এর হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম এআই দিয়ে অর্ডার নেওয়ার শেষ ধাপ। কাস্টমার প্রোডাক্ট আর অপশন বেছে নিলেই এআই চ্যাটবট ফর্মটা পাঠায়।

• অফিশিয়াল নম্বরে এটা WhatsApp Flows ফর্ম। Set up form চাপলে SaleMag নিজেই Flow বানিয়ে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাকাউন্টে পাবলিশ করে।
• ডেলিভারি এলাকার পাশে "ডেলিভারি ৳X · মোট ৳Y" দেখায়; মোট টাকা হিসাব করে সার্ভার।
• হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আর আগের চ্যাট অর্ডার থেকে নাম, ফোন, ঠিকানা আর এলাকা আগেই বসানো থাকে।
• ফর্ম পাঠানোর পর কাস্টমার চ্যাটে আরেকটা আইটেম যোগ করলে বা আপনি দাম বা চার্জ বদলালে পুরোনো ফর্ম বাতিল হয়, "আপনার অর্ডার পরিবর্তন হয়েছে" নোটসহ নতুন ফর্ম যায়।
• অন্য চ্যানেলে একই ফর্ম যায় সাইন করা লিংকে, যা একটা কার্টের সাথে বাঁধা, ২৪ ঘণ্টা পর বা অর্ডার হয়ে গেলে আর কাজ করে না।
• ফর্ম আর কনফার্মেশন বাংলা বা ইংরেজিতে, চ্যাটের ভাষা অনুযায়ী।

জমা দিলে CH-000123 এর মতো নম্বরসহ একটা ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার তৈরি হয়। এক কার্ট থেকে একটাই অর্ডার, তাই দুবার চাপলেও ডুপ্লিকেট হয় না। কুরিয়ার বুকিং আর অনলাইন পেমেন্ট SaleMag-এর ভেতরে নেই, সেগুলো আপনার টিম আগের মতোই সামলায়।

পরের ধাপ

নিজের শপের শেষ ১০টা চ্যাট অর্ডার খুলে গুনুন, প্রতিটায় কয়বার প্রশ্ন-উত্তর হয়েছে আর কয়টায় ঠিকানা বা নম্বর অসম্পূর্ণ ছিল। সংখ্যাটাই বলে দেবে ফর্ম দরকার কিনা।

তারপর SaleMag-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, অফিশিয়াল এপিআই-তে নম্বর যুক্ত করে নিজের ফোনে একটা টেস্ট অর্ডার দিন। প্ল্যানগুলো দেখুন দামের পাতায়।