একটা চ্যাট অর্ডারে কয়বার মেসেজ আদান-প্রদান হয়, কখনো গুনে দেখেছেন? "আপনার নামটা?", "ফোন নম্বর?", "পুরো ঠিকানা দিবেন?", "ঢাকার ভেতরে না বাইরে?", "তাহলে মোট ১,৩২০ টাকা, ঠিক আছে?"। প্রতিটা প্রশ্নের পর অপেক্ষা। কাস্টমার রান্না করছেন, অফিসে মিটিংয়ে, বা ঘুমিয়ে পড়েছেন।
এই আসা-যাওয়ার মাঝেই অনেক অর্ডার হারায়। যেগুলো টেকে, সেগুলোতেও কোথাও একটা ডিজিট কম, "মিরপুর" ছাড়া ঠিকানায় আর কিছু নেই।
হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম এই কাজটা এক ধাপে নিয়ে আসে। দেখা যাক এটা কী, কোন ঘরগুলো রাখবেন, আর কখন চ্যাটে প্রশ্ন করাই ভালো।
হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম কী?
হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম হলো চ্যাটের ভেতরে খোলা একটা ছোট ফর্ম, যেখানে কাস্টমার নিজেই ডেলিভারির তথ্য দিয়ে অর্ডার জমা দেন। এটা বানানো হয় Meta-র WhatsApp Flows দিয়ে, যা হোয়াটসঅ্যাপের ভেতরে কয়েক পাতার ফর্ম বা মেনু দেখাতে পারে।
কাস্টমারের দিক থেকে অভিজ্ঞতাটা এরকম:
- চ্যাটে একটা মেসেজ আসে, নিচে একটা বাটন।
- বাটনে চাপলে হোয়াটসঅ্যাপের ভেতরেই ফর্ম খোলে, ব্রাউজারে যেতে হয় না।
- ডেলিভারি এলাকা বাছেন, নাম-ফোন-ঠিকানা লেখেন।
- মোট টাকা দেখে অর্ডার বাটনে চাপেন, আবার চ্যাটে ফিরে আসেন।
অর্ডার ফর্ম, চ্যাটে প্রশ্ন, Google Form নাকি ওয়েবসাইট: কোনটা কখন?
অর্ডার কম আর কাস্টমার পরিচিত হলে চ্যাটে প্রশ্নই যথেষ্ট। দিনে কয়েক ডজন অর্ডার এলে চ্যাটের ভেতরের ফর্ম সবচেয়ে কম ঝামেলার, কারণ কাস্টমার চ্যাট ছাড়েন না আর মোট টাকা নিজে থেকে হিসাব হয়।
| উপায় | কাস্টমার কোথায় পূরণ করেন | মোট টাকা হিসাব | কখন ভালো |
|---|---|---|---|
| চ্যাটে একটা একটা প্রশ্ন | চ্যাটে | হাতে | দিনে কয়েকটা অর্ডার |
| Google Form বা সাধারণ ওয়েব ফর্ম | ব্রাউজারে | হাতে বা আলাদা সেটআপে | অর্ডার মাঝারি, টিম ছোট |
| ওয়েবসাইটের চেকআউট | ব্রাউজারে | ওয়েবসাইট করে | কাস্টমার নিজে ব্রাউজ করে কেনেন |
| হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম | চ্যাটের ভেতরে | সিস্টেম করে | চ্যাটেই বেশিরভাগ বিক্রি |
Google Form-এর বড় সমস্যা হলো জমা দেওয়া তথ্য চ্যাটের সাথে আলাদা থাকে। কোন ফর্মটা কোন চ্যাটের, সেটা মেলাতেই সময় যায়। আর কাস্টমার ভুল প্রোডাক্টের নাম লিখলে কেউ খেয়াল করে না।
একটা ভালো অর্ডার ফর্মে কোন কোন ঘর থাকা দরকার?
ঘর যত কম, ফর্ম পূরণ তত বেশি। ক্যাশ অন ডেলিভারির জন্য দরকারি ঘর মাত্র কয়েকটা।
| ঘর | আবশ্যক? | পরামর্শ |
|---|---|---|
| অর্ডারের তালিকা | দেখানোর জন্য | প্রোডাক্ট, সাইজ-রং, পরিমাণ আর দাম, যাতে কাস্টমার মিলিয়ে নেন |
| ডেলিভারি এলাকা | হ্যাঁ | প্রতিটা এলাকার পাশে চার্জ আর মোট টাকা |
| পুরো নাম | হ্যাঁ | |
| ফোন নম্বর | হ্যাঁ | ১১ ডিজিট, ০১ দিয়ে শুরু কিনা যাচাই |
| পূর্ণ ঠিকানা | হ্যাঁ | ঘরের নিচে লিখুন "বাসা, রোড, এলাকা, শহর" |
| নোট | না | ল্যান্ডমার্ক বা ডেলিভারির সময়ের অনুরোধ |
| পেমেন্ট | দেখানোর জন্য | "ক্যাশ অন ডেলিভারি, পণ্য হাতে পেয়ে টাকা দিন" |
যা রাখবেন না: ইমেইল (বেশিরভাগ কাস্টমার দেন না), জন্মতারিখ, বা "আমাদের কথা কোথায় জানলেন"। প্রতিটা বাড়তি ঘর কিছু কাস্টমারকে থামিয়ে দেয়।
ফর্ম পাঠানোর আগে চ্যাটে কী বলবেন?
ফর্ম হলো শেষ ধাপ। আগে চ্যাটে প্রোডাক্ট, সাইজ আর পরিমাণ ঠিক করুন, তারপর ফর্ম পাঠান। কিছু ঠিক না করেই ফর্ম পাঠালে কাস্টমার বুঝতে পারেন না কীসের অর্ডার দিচ্ছেন।
আপনার কার্টে আছে: মেরুন কটন শাড়ি (ব্লাউজসহ) x ১ = ৳২,০৫০। নিচের ফর্মে ডেলিভারির এলাকা আর ঠিকানা দিলেই অর্ডার হয়ে যাবে। ক্যাশ অন ডেলিভারি।
ফর্ম জমা হলে চ্যাটে একটা কনফার্মেশন দিন, অর্ডার নম্বর আর মোট টাকাসহ:
ধন্যবাদ! আপনার অর্ডার #CH-000123 গ্রহণ করা হয়েছে। মোট ৳২,১১০, ক্যাশ অন ডেলিভারি। আমাদের টিম শীঘ্রই যোগাযোগ করবে।
কনফার্মেশনের পরের ধাপগুলো, যেমন ফোনে যাচাই, আছে ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার কনফার্ম করবেন কীভাবে লেখায়।
ফর্ম জমা হওয়ার পর টিম কী করবে?
ফর্ম জমা হলেই কাজ শেষ নয়; অর্ডারটা এখন প্যাকিং আর ডেলিভারির লাইনে। পরিষ্কার একটা ক্রম রাখলে কোনো অর্ডার আটকে থাকে না।
| ধাপ | কে করে | কী দেখবেন |
|---|---|---|
| অর্ডার দেখা | টিম | নাম, ফোন, ঠিকানা আর মোট টাকা ঠিক আছে কিনা |
| দরকার হলে কল | টিম | নতুন কাস্টমার বা বড় অঙ্কের অর্ডার |
| প্যাকিং | টিম | সাইজ আর রং অর্ডারের সাথে মিলিয়ে |
| কুরিয়ার বুকিং | টিম | ফর্মের ঠিকানা হুবহু কুরিয়ারের শিটে |
| রওনার খবর | টিম, বা কুরিয়ারের স্ট্যাটাস মেসেজ | ট্র্যাকিং নম্বর থাকলে সেটাসহ |
ফর্মের তথ্য কুরিয়ারের শিটে কপি করার সময় হাতে আবার টাইপ করবেন না; কপি-পেস্ট করুন। ফর্মের সুবিধা হলো তথ্য কাস্টমার নিজে দিয়েছেন, সেটা নষ্ট করা ঠিক না।
কোন নম্বরে চ্যাটের ভেতরে ফর্ম খোলে?
চ্যাটের ভেতরে খোলা ফর্ম শুধু অফিশিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই-তে যুক্ত নম্বরে চলে। হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ বা QR কোড দিয়ে যুক্ত নম্বরে WhatsApp Flows পাঠানো যায় না।
| আপনার চ্যানেল | কাস্টমার কী পান |
|---|---|
| অফিশিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ এপিআই নম্বর | চ্যাটের ভেতরে খোলা ফর্ম |
| QR দিয়ে যুক্ত হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর | ওয়েব ফর্মের লিংক |
| মেসেঞ্জার, ইনস্টাগ্রাম, টেলিগ্রাম | ওয়েব ফর্মের লিংক |
অ্যাপ আর এপিআই-এর পার্থক্য বিস্তারিত আছে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ নাকি এপিআই লেখায়।
কাস্টমার ফর্ম পূরণ না করলে কী করবেন?
প্রথমে চ্যাটে ছোট একটা মনে করিয়ে দিন, তারপরও না হলে চ্যাটেই তথ্য নিন। কেউ কেউ ফর্মে অভ্যস্ত নন, তাঁদের জোর করবেন না।
সাধারণ কারণ আর সমাধান:
- ফর্মটা খুঁজে পাচ্ছেন না। চ্যাটে লিখুন: "উপরের মেসেজের নিচে ‘অর্ডার ফর্ম’ বাটনে চাপুন।"
- লিংকের মেয়াদ শেষ। নতুন একটা ফর্ম পাঠান।
- মত বদলেছেন বা আরেকটা প্রোডাক্ট চান। কার্ট বদলে নতুন ফর্ম দিন।
- বয়স্ক বা কম অভ্যস্ত কাস্টমার। চ্যাটে নাম-ঠিকানা নিয়ে নিন, বা টিমের কেউ কল দিন।
SaleMag-এর হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম কীভাবে কাজ করে?
SaleMag-এর হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম এআই দিয়ে অর্ডার নেওয়ার শেষ ধাপ। কাস্টমার প্রোডাক্ট আর অপশন বেছে নিলেই এআই এজেন্ট ফর্মটা পাঠায়।
- অফিশিয়াল নম্বরে এটা WhatsApp Flows ফর্ম। Set up form চাপলে SaleMag নিজেই Flow বানিয়ে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাকাউন্টে পাবলিশ করে।
- ডেলিভারি এলাকার পাশে "ডেলিভারি ৳X · মোট ৳Y" দেখায়; মোট টাকা হিসাব করে সার্ভার।
- হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আর আগের চ্যাট অর্ডার থেকে নাম, ফোন, ঠিকানা আর এলাকা আগেই বসানো থাকে।
- ফর্ম পাঠানোর পর কাস্টমার চ্যাটে আরেকটা আইটেম যোগ করলে বা আপনি দাম বা চার্জ বদলালে পুরোনো ফর্ম বাতিল হয়, "আপনার অর্ডার পরিবর্তন হয়েছে" নোটসহ নতুন ফর্ম যায়।
- অন্য চ্যানেলে একই ফর্ম যায় সাইন করা লিংকে, যা একটা কার্টের সাথে বাঁধা, ২৪ ঘণ্টা পর বা অর্ডার হয়ে গেলে আর কাজ করে না।
- ফর্ম আর কনফার্মেশন বাংলা বা ইংরেজিতে, চ্যাটের ভাষা অনুযায়ী।
জমা দিলে CH-000123 এর মতো নম্বরসহ একটা ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার তৈরি হয়। এক কার্ট থেকে একটাই অর্ডার, তাই দুবার চাপলেও ডুপ্লিকেট হয় না। অর্ডারটা টিম ড্যাশবোর্ডে দেখে, আর বাংলাদেশে অর্ডার পেজ থেকেই Steadfast বা Pathao-তে পার্সেল বুক করা যায়।
পরের ধাপ
নিজের শপের শেষ ১০টা চ্যাট অর্ডার খুলে গুনুন, প্রতিটায় কয়বার প্রশ্ন-উত্তর হয়েছে আর কয়টায় ঠিকানা বা নম্বর অসম্পূর্ণ ছিল। সংখ্যাটাই বলে দেবে ফর্ম দরকার কিনা।
তারপর SaleMag-এ ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলুন, অফিশিয়াল এপিআই-তে নম্বর যুক্ত করে নিজের ফোনে একটা টেস্ট অর্ডার দিন। প্ল্যানগুলো দেখুন দামের পাতায়।
ধাপে ধাপে
- 1
অফিশিয়াল এপিআই-তে নম্বর যুক্ত করুন
SaleMag-এর অ্যাকাউন্ট ও পেজ (Account & Pages) থেকে Meta-র এমবেডেড সাইনআপ দিয়ে হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর যুক্ত করুন।
- 2
ডেলিভারি এলাকা আর চার্জ দিন
এআই এজেন্টের অর্ডার সেটিংসে প্রতিটি এলাকা চার্জসহ যোগ করুন, চাইলে বাংলা নামে, যেমন ‘ঢাকার ভিতরে’।
- 3
চেকআউট হিসেবে Order form বাছুন
অর্ডার নেওয়া চালু করে চেকআউট স্টাইল Order form রাখুন।
- 4
Set up form চাপুন আর পরীক্ষা করুন
নম্বরের পাশে Set up form চাপুন, তারপর নিজের ফোন থেকে একটা টেস্ট অর্ডার দিয়ে দেখুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম কী?
হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ফর্ম হলো একটা ছোট চেকআউট ফর্ম যা হোয়াটসঅ্যাপ চ্যাটের ভেতরেই খোলে, Meta-র WhatsApp Flows দিয়ে বানানো। কাস্টমার চ্যাট না ছেড়ে ডেলিভারির তথ্য দিয়ে অর্ডার জমা দেন।
হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপে কি অর্ডার ফর্ম পাঠানো যায়?
না, চ্যাটের ভেতরে খোলা ফর্ম (WhatsApp Flows) পাঠাতে অফিশিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই লাগে। অ্যাপ থেকে একটা ওয়েব ফর্মের লিংক পাঠানো যায়, তবে সেটা চ্যাটের বাইরে খোলে।
Google Form দিয়ে অর্ডার নিলে সমস্যা কী?
Google Form চ্যাটের বাইরে খোলে, দাম বা ডেলিভারি চার্জ নিজে থেকে হিসাব করে না, আর জমা দেওয়া তথ্য আবার হাতে চ্যাটের সাথে মেলাতে হয়। ছোট শপে চলে, অর্ডার বাড়লে ঝামেলা বাড়ে।
SaleMag-এর অর্ডার ফর্ম কি মেসেঞ্জারে কাজ করে?
হ্যাঁ, লিংক হিসেবে। মেসেঞ্জার, ইনস্টাগ্রাম, টেলিগ্রাম আর QR দিয়ে যুক্ত হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরে SaleMag একই ফর্মের একটা নিরাপদ লিংক পাঠায়, যা ২৪ ঘণ্টা পর বা অর্ডার হয়ে গেলে আর কাজ করে না।
অর্ডার ফর্মে কি অনলাইনে টাকা দেওয়া যায়?
না। SaleMag-এর অর্ডার ফর্ম ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার নেয় এবং ফর্মেই সেটা লেখা থাকে। বিকাশ, নগদ বা কার্ড পেমেন্ট এতে নেই।
ফর্ম বানাতে কি Meta-র Flow Builder শিখতে হবে?
না, SaleMag-এ লাগে না। এআই এজেন্টের অর্ডার সেটিংসে হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরের পাশে Set up form চাপলে SaleMag নিজেই Flow বানিয়ে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাকাউন্টে পাবলিশ করে।
পুরোনো কাস্টমারকে কি আবার সব তথ্য লিখতে হয়?
না। SaleMag-এর ফর্মে হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আর আগের চ্যাট অর্ডার থেকে নাম, ফোন, ঠিকানা আর এলাকা আগেই বসানো থাকে; কাস্টমার শুধু দেখে নিয়ে অর্ডার করেন।
লেখক পরিচিতি
হোয়াটসঅ্যাপ ও এফ-কমার্স অটোমেশন, ঢাকা
ঢাকার যে টিম সেলম্যাগ বানায়: বাংলাদেশের অনলাইন বিক্রেতাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের এআই সেলস ইনবক্স।