বিক্রির পর আসে মেসেজের দ্বিতীয় ঢেউ: "order kothay?", "kobe pabo?", "parcel ki ship hoyeche?"। ক্যাশ অন ডেলিভারি শপের জন্য এর প্রতিটা চ্যাটই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ যে কাস্টমার মনে করেন তাঁকে কেউ পাত্তা দিচ্ছে না, তিনি দরজায় এসে পার্সেল নিতে না-ও চাইতে পারেন। অর্ডার ট্র্যাকিং চ্যাটবট এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয় আপনার নিজের অর্ডারের রেকর্ড থেকে, আর আপনার টিম সময় দিতে পারে সেই অর্ডারগুলোতে, যেগুলোতে সত্যিই সমস্যা হয়েছে।
হোয়াটসঅ্যাপে "আমার অর্ডার কোথায়?" প্রশ্নের উত্তর কি এআই দিতে পারে?
হ্যাঁ। SaleMag-এর এআই চ্যাটবট প্রতিবার উত্তর দেওয়ার সময় কাস্টমারের সবচেয়ে সাম্প্রতিক ৩টি অর্ডার দেখে, আর সেখান থেকেই স্ট্যাটাসের প্রশ্নের উত্তর দেয়। আলাদা করে কিছু চালু করতে হয় না: বট চ্যানেলে লিংক করা থাকলে আর কাস্টমারের অর্ডার SaleMag-এ থাকলেই উত্তর দিতে পারে। এটা কাজ করে WhatsApp, মেসেঞ্জার, ইনস্টাগ্রাম আর টেলিগ্রামে।
অর্ডার ট্র্যাকিং চ্যাটবট হলো এমন একটি এআই চ্যাটবট, যা কাস্টমারের অর্ডারের রেকর্ড দেখে চ্যাটেই জানিয়ে দেয় অর্ডার কোন অবস্থায় আছে। প্রতিটি অর্ডারের যে তথ্যগুলো SaleMag-এর এআই দেখে, নিচের টেবিলে:
| তথ্য | উদাহরণ |
|---|---|
| অর্ডার নম্বর | CH-000123 |
| স্ট্যাটাস | pending, processing, completed বা cancelled |
| ডেলিভারি স্ট্যাটাস | fulfilled, আপনার টিম মার্ক করার পর |
| মোট দাম | কারেন্সিসহ অর্ডারের মোট দাম |
| ট্র্যাকিং লিংক | অর্ডারে যোগ করা লিংক, যদি থাকে |
| অর্ডারের তারিখ | যেদিন অর্ডারটি দেওয়া হয়েছে |
তাই কাস্টমার "amar order kothay?" লিখলে এজেন্ট জানাতে পারে যে CH-000123 অর্ডারটি fulfilled হয়েছে, আর আপনার টিমের যোগ করা ট্র্যাকিং লিংকটিও দিয়ে দেয়।
অর্ডারের তথ্য আসে কোথা থেকে?
SaleMag-এর অর্ডার লিস্ট থেকে। দুই ধরনের অর্ডার এখানে গোনা হয়:
- চ্যাট অর্ডার, যা নেওয়া হয়েছে এআই অর্ডার নেওয়া বা WhatsApp অর্ডার ফর্ম দিয়ে। এগুলো সবসময় কাস্টমারের কন্টাক্টের সাথে যুক্ত থাকে।
- স্টোর অর্ডার, যা যুক্ত করা Shopify, WooCommerce বা BigCommerce স্টোর থেকে সিঙ্ক হয়। এগুলো কন্টাক্টের সাথে মেলানো হয় ফোন নম্বর দিয়ে, ফোন না থাকলে ইমেইল দিয়ে, আর স্টোর যুক্ত থাকা পর্যন্ত গোনা হয়।
Shopify-তে fulfil করলে ট্র্যাকিং লিংকও সাথে চলে আসে। অন্য অর্ডারে SaleMag-এ fulfilled মার্ক করার সময় ট্র্যাকিং লিংকটি নিজে যোগ করে দিন।
স্ট্যাটাস কতটা আপডেটেড থাকে?
SaleMag-এর এআই যে স্ট্যাটাস জানায়, তা ঠিক আপনার শেষ আপডেটের মতোই হালনাগাদ, তার বেশি নয়। SaleMag কুরিয়ারের সাথে যুক্ত নয়, যেমন Pathao, Steadfast বা RedX, তাই রাইডার কখন পার্সেল তুলল বা ডেলিভারি দিল তা জানে না। আপনার টিম বিকেলে ৪০টি পার্সেল পাঠিয়ে পরদিন সকালে fulfilled মার্ক করলে, ততক্ষণ পর্যন্ত এআই সেগুলোকে "এখনো পাঠানো হয়নি" বলেই জানাবে।
তাই একটা অভ্যাস খুব জরুরি: পার্সেল পাঠানোর সাথে সাথে অর্ডার আপডেট করুন। Shopify থেকে সিঙ্ক হওয়া স্টোরে সেখানে fulfil করলেই হয়। চ্যাট অর্ডারে SaleMag-এর অর্ডার লিস্টে কাজ এগোনোর সাথে সাথে confirm, fulfil, complete বা cancel করুন। ট্র্যাকিং পেজ আর কুরিয়ারের হাতে দেওয়ার পরের সবকিছু থাকে কুরিয়ারের কাছেই।
ডেলিভারি নিয়ে এআইকে কী কী জানিয়ে রাখব?
অর্ডারের ডেটা এআইকে জানায় অর্ডারটি কোথায় আছে; আর আপনার নির্দেশনা ও নলেজ বেস জানায় সেটা নিয়ে কীভাবে কথা বলতে হবে। কাস্টমাররা পরের যে প্রশ্নগুলো করেন, সেগুলোর তথ্য যোগ করুন:
- সাধারণত ডেলিভারিতে কতদিন লাগে, যেমন ঢাকার ভেতরে আর ঢাকার বাইরে
- আপনার শপে "fulfilled" মানে কী, যেমন "কুরিয়ারের কাছে দেওয়া হয়েছে"
- কাস্টমার দেরির অভিযোগ করলে কী বলবে: সংক্ষেপে দুঃখপ্রকাশ করে চ্যাট টিমের হাতে দেবে
- রিটার্ন আর এক্সচেঞ্জ কীভাবে হয়, আর কে দেখেন
SaleMag-এর এআই শুধু এই উৎসগুলো থেকেই তথ্য দেয়। এর বাইরের কিছু জিজ্ঞেস করলে আন্দাজে ডেলিভারির তারিখ না বলে আপনার ফলব্যাক মেসেজ পাঠায় বা চ্যাট মানুষের হাতে দেয়।
কাস্টমার জিজ্ঞেস না করলেও কি আপডেট পাবেন?
হ্যাঁ, যদি আপনি অটোমেশন বানান। SaleMag অর্ডারের স্ট্যাটাস মেসেজ নিজে থেকে পাঠায় না; এগুলো সেট করতে হয় অটোমেশন ফ্লো বিল্ডারে, অর্ডারের ট্রিগার দিয়ে। কোন ট্রিগারে কেমন মেসেজ যেতে পারে, নিচের টেবিলে:
| ট্রিগার | মেসেজের উদাহরণ |
|---|---|
| Order placed | "ধন্যবাদ, আপনার অর্ডার CH-000123 আমরা পেয়েছি। কনফার্ম করতে শিগগিরই ফোন করব।" |
| Order fulfilled | "আপনার পার্সেল রওনা হয়েছে। এখানে ট্র্যাক করুন: ..." |
| Order cancelled | "আপনার অর্ডারটি ক্যানসেল হয়েছে। ভুল হয়ে থাকলে এখানেই জানান।" |
প্রতিটি অটোমেশন পাঠাতে পারে WhatsApp মেসেজ বা টেমপ্লেট, REVE বা MimSMS-এর মতো বাংলাদেশি গেটওয়ে দিয়ে SMS, অথবা ইমেইল। WhatsApp-এর ২৪ ঘণ্টার উইন্ডোর বাইরে লাগবে অনুমোদিত ইউটিলিটি টেমপ্লেট। "পার্সেল রওনা হয়েছে" ধরনের আগাম মেসেজে কিছু স্ট্যাটাসের প্রশ্ন আসার আগেই মিটে যেতে পারে। পাঠানোর আগে সিওডি অর্ডার কনফার্ম করতে চাইলে দেখুন সিওডি অর্ডার কনফার্মেশন।
সমস্যা, পরিবর্তন বা অভিযোগ এলে কী হয়?
SaleMag-এর এআই অর্ডার বদলায় না, ক্যানসেল করে না, ডেলিভারির দিনও পাল্টায় না। কাস্টমার দেওয়া অর্ডারের ঠিকানা বদলাতে চাইলে, দেরিতে আসা পার্সেল নিয়ে অভিযোগ করলে, বা অর্ডারের ডেটায় নেই এমন কিছু জানতে চাইলে চ্যাটটি হিউম্যান হ্যান্ডওভার হিসেবে আপনার টিমের কাছে যায়, আর টিম নোটিফিকেশন পায়। টিমের কেউ উত্তর দিলে এআই সেই চ্যাটে ১৫ মিনিট চুপ থাকে।
শেষ ৩টির আগের কোনো অর্ডার নিয়ে কাস্টমার জিজ্ঞেস করলে এআই জানায় তথ্যটি তার কাছে নেই। আপনার টিম তখন ইনবক্স থেকেই দেখে নিতে পারে, কারণ চ্যাটের পাশেই কন্টাক্টের তথ্য থাকে।
এটা কি WISMO অটোমেশনের মতোই?
প্রয়োজনটা একই। "WISMO" (where is my order) হলো সাপোর্টের ভাষায় অর্ডারের স্ট্যাটাস জানতে চাওয়া প্রশ্ন। বড় স্টোরগুলো প্রায়ই কুরিয়ার ট্র্যাকিং ইন্টিগ্রেশন দিয়ে এটা অটোমেট করে। SaleMag-এর পথটা সহজ, আর বেশিরভাগ বাংলাদেশি সিওডি শপের জন্য মানানসই: এআই উত্তর দেয় আপনার অর্ডারের রেকর্ড থেকে, আর টিম স্ট্যাটাস বদলালে অটোমেশন আপডেট পাঠায়। স্ট্যাটাস হালনাগাদ রাখলে এটা নির্ভরযোগ্য; তবে এটা কুরিয়ারের ট্র্যাকিংয়ের বিকল্প নয়।
শুরু করুন
অর্ডারগুলো SaleMag-এ আনুন, এআই চ্যাটবট চ্যানেলে লিংক করুন, আর ট্র্যাকিং লিংকসহ একটি "order fulfilled" অটোমেশন বানান। তারপর নিজের ফোন থেকে একটি টেস্ট অর্ডার নিয়ে বটকে জিজ্ঞেস করে দেখুন। অ্যাকাউন্ট খুলুন বা প্রাইসিং দেখুন।
ধাপে ধাপে
- 1
অর্ডারগুলো SaleMag-এ আনুন
এআই অর্ডার নেওয়া দিয়ে চ্যাটে অর্ডার নিন, অথবা Shopify, WooCommerce বা BigCommerce স্টোর যুক্ত করুন যাতে অর্ডার সিঙ্ক হয়।
- 2
স্ট্যাটাস হালনাগাদ রাখুন
পার্সেল পাঠালে অর্ডারটি fulfilled করুন আর ট্র্যাকিং লিংক যোগ করুন; যে অর্ডার যাবে না সেটা ক্যানসেল করুন।
- 3
এআই চ্যাটবট লিংক করুন
এআই চ্যাটবটকে WhatsApp, মেসেঞ্জার, ইনস্টাগ্রাম বা টেলিগ্রামে লিংক করুন, যাতে সে স্ট্যাটাসের প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে।
- 4
আগাম আপডেট যোগ করুন
order placed, fulfilled আর cancelled ট্রিগারে অটোমেশন বানান, যাতে কিছু বদলালেই কাস্টমার মেসেজ পান।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
SaleMag কি Pathao, Steadfast বা RedX-এর সাথে যুক্ত?
না। SaleMag-এ কোনো কুরিয়ার ইন্টিগ্রেশন নেই। কুরিয়ার বুক করে আপনার টিম, অর্ডারে স্ট্যাটাস আর ট্র্যাকিং লিংক আপডেট করে, আর এআই সেই তথ্যই পড়ে।
কোন অর্ডার কোন কাস্টমারের, এআই বোঝে কীভাবে?
SaleMag-এ প্রতিটি অর্ডার কাস্টমারের কন্টাক্টের সাথে যুক্ত থাকে। চ্যাটের অর্ডার নিজে থেকেই যুক্ত হয়; সিঙ্ক করা স্টোরের অর্ডার মেলানো হয় ফোন নম্বর দিয়ে, ফোন না থাকলে ইমেইল দিয়ে।
এআই একজন কাস্টমারের কয়টা অর্ডার দেখতে পায়?
SaleMag-এর এআই দেখে ওই কন্টাক্টের সবচেয়ে সাম্প্রতিক ৩টি অর্ডার। এর আগের অর্ডার নিয়ে জিজ্ঞেস করলে এআই জানায় তথ্যটি তার কাছে নেই, আর আপনার টিম দেখে নিতে পারে।
অর্ডার শিপ হলে কি কাস্টমারকে নিজে থেকে মেসেজ যাবে?
হ্যাঁ, অটোমেশন বানালে। order fulfilled ট্রিগার দিয়ে WhatsApp টেমপ্লেট, SMS বা ইমেইল পাঠানো যায়। ২৪ ঘণ্টার উইন্ডোর বাইরে WhatsApp মেসেজ পাঠাতে অনুমোদিত টেমপ্লেট লাগে।
এআই কি কাস্টমারের অর্ডার বদলাতে বা ক্যানসেল করতে পারে?
না। দেওয়া অর্ডারে পরিবর্তনের অনুরোধ SaleMag-এর এআই আপনার টিমের হাতে দেয়, আর টিম SaleMag-এ অর্ডারটি আপডেট বা ক্যানসেল করে।
এআই কি বাংলায় অর্ডারের খবর জানায়?
হ্যাঁ। SaleMag-এর এআই কাস্টমার যে ভাষায় লেখেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়, তাই 'amar order kothay?' লিখলে কাস্টমার পড়ে বুঝতে পারেন এমন উত্তরই পান।
অর্ডার ট্র্যাকিংয়ের উত্তর চালু করতে কি ডেভেলপার লাগবে?
না। এআই চ্যাটবট আপনার চ্যানেলে লিংক করা থাকলে আর কাস্টমারের অর্ডার SaleMag-এ থাকলে, বাড়তি কোনো সেটআপ ছাড়াই এআই অর্ডারের প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে।
লেখক পরিচিতি
হোয়াটসঅ্যাপ ও এফ-কমার্স অটোমেশন, ঢাকা
ঢাকার যে টিম সেলম্যাগ বানায়: বাংলাদেশের অনলাইন বিক্রেতাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জার আর ইনস্টাগ্রামের এআই সেলস ইনবক্স।