ট্রাভেল এজেন্সি আর হজ-উমরাহ প্যাকেজ: হোয়াটসঅ্যাপে লিড সামলানো

হজ শেষ হওয়ার পর পুরানা পল্টনের একটি এজেন্সির ফেসবুক পেজে নতুন উমরাহ গ্রুপের পোস্ট গেল। পরদিন সকালে WhatsApp-এ শতাধিক মেসেজ: "umrah package koto?", "december e family niye jete chai", "passport er meyad 5 mash ache, hobe?"। দুজন কনসালট্যান্ট সারা দিন একই প্যাকেজের বিবরণ কপি-পেস্ট করলেন, আর সত্যিকারের আগ্রহী তিনটি পরিবার উত্তর পেল সন্ধ্যায়।

ট্রাভেল এজেন্সির চ্যাটের সমস্যা হলো, প্রায় প্রতিটি লিড দাম জানতে চায়, কিন্তু দাম বলার আগে চারটি তথ্য লাগে। কোথায় যাবেন, কবে, কতজন, আর বাজেট কত। এই চারটি জানতে কনসালট্যান্টের যত সময় যায়, সেটাই সবচেয়ে বড় অপচয়।

এই লেখায় দেখাব বট কোন প্রশ্নের উত্তর দেবে, চার তথ্যের ফ্লো কীভাবে বানাবেন, আর হজ-উমরাহর মতো বড় সিদ্ধান্তে কোথায় মানুষকে সামনে রাখবেন।

ট্রাভেল এজেন্সির হোয়াটসঅ্যাপ লিড কেন হাতছাড়া হয়?

লিড হাতছাড়া হয় কারণ প্রশ্ন একই রকম, আসে একসাথে, আর আসল তথ্য আসে টুকরো টুকরো করে। একটা বুস্ট করা পোস্ট বা ঈদের ছুটির আগে চ্যাট উপচে পড়ে, তারপর আবার ফাঁকা।

বট কোন প্রশ্নের উত্তর দেবে, আর কোনটায় কনসালট্যান্ট লাগবে?

বট উত্তর দেবে সেসব প্রশ্নের, যার উত্তর আপনার প্যাকেজ ফাইলে লেখা আছে। দাম নিয়ে আলোচনা, কাস্টম ভ্রমণ পরিকল্পনা, গ্রুপের ছাড় আর বুকিং হয়ে যাওয়া যাত্রার যেকোনো প্রশ্ন যাবে কনসালট্যান্টের কাছে।

বটের নলেজ বেসে যা দেবেন:

• প্যাকেজ শিট: প্রতিটি প্যাকেজ আর স্তর এক সারিতে, দাম, দিন সংখ্যা, হোটেল, কী অন্তর্ভুক্ত আর কী নয়, আর দামটা কোন তারিখে ঠিক করা।
• ভিসা চেকলিস্ট: প্রতিটি গন্তব্যের জন্য আলাদা, যেভাবে আপনার কনসালট্যান্টরা বুঝিয়ে বলেন।
• নীতিমালা: বুকিংয়ের অগ্রিম, বাতিল আর টাকা ফেরতের নিয়ম।
• অফিসের তথ্য: ঠিকানা, সময়, কোন দিন অফিস বন্ধ।

একটি প্যাকেজ শিটের উদাহরণ (সব সংখ্যা কাল্পনিক):

"দাম ঠিক হয়েছে" কলামটা রাখুন। বটের নির্দেশনায় লিখে দিন: "দাম বলার পর জানাবে যে চূড়ান্ত দাম কনসালট্যান্ট নিশ্চিত করবেন।"

হজ আর উমরাহর প্রশ্নে বটকে কতটুকু বলতে দেবেন?

উমরাহ আর হজ প্যাকেজের সাধারণ তথ্য বট দিতে পারে, যেমন কোন স্তরে কী আছে আর কী কাগজ প্রস্তুত রাখতে হবে। কিন্তু নিবন্ধন, কোটা, ভিসার নিয়ম আর চূড়ান্ত দামের নিশ্চয়তা দেবেন কনসালট্যান্ট, কারণ এগুলো সরকার ও সৌদি কর্তৃপক্ষ সময়ে সময়ে বদলায়।

হজ-উমরাহ ডেস্কের জন্য নির্দেশনার কয়েকটি লাইন:

হজ বা উমরাহ প্যাকেজের দাম আর অন্তর্ভুক্ত সেবা শুধু প্যাকেজ শিট থেকে বলবে।
হজ নিবন্ধনের তারিখ, কোটা, বয়সের নিয়ম বা ভিসার নিয়ম নিয়ে নিশ্চিত কিছু বলবে না;
বলবে "সর্বশেষ নিয়ম আমাদের হজ ডেস্কের কনসালট্যান্ট নিশ্চিত করবেন।"
কেউ আসন রিজার্ভ করতে বা টাকা জমা দিতে চাইলে সঙ্গে সঙ্গে হস্তান্তর করবে।
বয়স্ক বা অসুস্থ যাত্রীর বিশেষ প্রয়োজনের প্রশ্নও হস্তান্তর করবে।

একটি পরিবার বছরের সঞ্চয় দিয়ে উমরাহ বা হজে যাচ্ছে। এখানে দ্রুত উত্তরের চেয়ে সঠিক উত্তর বেশি জরুরি। বট দ্রুততা দেবে, আস্থা দেবেন মানুষ।

চার প্রশ্নে লিড যাচাই কীভাবে করবেন?

একটি অটোমেশন ফ্লো বানান যা গন্তব্য, মাস, যাত্রীর সংখ্যা আর বাজেট জিজ্ঞেস করে, উত্তরগুলো কন্টাক্টে সেভ করে আর একটি ট্যাগ দিয়ে চ্যাট সঠিক কনসালট্যান্টকে দেয়। এআই নিজে ট্যাগ বসায় না বা ফিল্ড পূরণ করে না, তাই এই কাজটা ফ্লোর।

1. শুরু: "package", "umrah" বা "tour" কিওয়ার্ডে ফ্লো চালু হয়।
2. গন্তব্য: বাটনে অপশন দিন: উমরাহ, হজ, দেশের ভেতরে, বিদেশে ট্যুর।
3. কবে: "কোন মাসে যেতে চান?"
4. কতজন: "বড় কতজন আর শিশু কতজন?"
5. বাজেট: "জনপ্রতি বাজেট মোটামুটি কত?"
6. সেভ আর ট্যাগ: উত্তর কন্টাক্টের ফিল্ডে যায়, "উমরাহ" বা "থাইল্যান্ড" ট্যাগ বসে।
7. অ্যাসাইন: চ্যাট যায় সেই ডেস্কের কনসালট্যান্টের কাছে।

কনসালট্যান্ট চ্যাট খুলে দেখেন: "উমরাহ, ডিসেম্বর, ৪ জন বড় আর ২ শিশু, জনপ্রতি দেড় লাখের মধ্যে"। এখন প্রথম মেসেজেই কোটেশন দেওয়া যায়।

ফেসবুক বিজ্ঞাপন থেকে WhatsApp-এ লোক আনলে বিজ্ঞাপনের আগে থেকে লেখা মেসেজে একটি কিওয়ার্ড রাখুন, যেমন "umrah"। তাহলে ফ্লো নিজে থেকেই শুরু হয়। বিজ্ঞাপন চালানোর আগে কী জানা দরকার, তা আছে ক্লিক-টু-হোয়াটসঅ্যাপ বিজ্ঞাপন লেখায়।

যাঁরা এখনই বুক করেননি, তাঁদের কাছে কীভাবে ফিরবেন?

আগ্রহের ট্যাগ ধরে, অপ্ট-ইন করা মানুষের কাছে, অনুমোদিত টেমপ্লেটে। শেষ মেসেজের ২৪ ঘণ্টা পার হলে WhatsApp-এ শুধু টেমপ্লেটই পাঠানো যায়, আর নতুন প্যাকেজের ঘোষণা মার্কেটিং টেমপ্লেট।

একটি মার্কেটিং টেমপ্লেটের নমুনা:

আসসালামু আলাইকুম {{1}}, আমাদের ডিসেম্বর উমরাহ গ্রুপের নিবন্ধন শুরু হয়েছে। প্যাকেজ আর আসনের তথ্য জানতে এই মেসেজের উত্তর দিন। আর মেসেজ পেতে না চাইলে STOP লিখুন।

সবাইকে এক মেসেজ পাঠাবেন না। যিনি ব্যাংকক নিয়ে জিজ্ঞেস করেছিলেন, তাঁকে উমরাহর খবর পাঠালে ব্লক হওয়ার ঝুঁকি বাড়ে। ব্লক না খেয়ে ব্রডকাস্ট পাঠানোর নিয়ম আছে হোয়াটসঅ্যাপ ব্রডকাস্ট পাঠানোর নিয়ম লেখায়। অপ্ট-ইনের মানে বুঝতে দেখুন অপ্ট-ইন পাতা।

SaleMag দিয়ে ট্রাভেল এজেন্সির সেটআপ কেমন হয়?

SaleMag-এ WhatsApp, Messenger, Instagram আর Telegram-এর চ্যাট আসে এক ইনবক্সে। এআই প্যাকেজ PDF, দামের শিট আর ভিসা চেকলিস্ট থেকে বাংলা, বাংলিশ বা ইংরেজিতে উত্তর দেয়, না জানলে কনসালট্যান্টের হাতে দেয়। চার প্রশ্নের ফ্লো বানানো হয় অটোমেশন বিল্ডারে, আর এই পদ্ধতির বিস্তারিত আছে এআই লিড কোয়ালিফিকেশন এজেন্ট পাতায়।

SaleMag টিকিট বা হোটেল বুক করে না, ভিসা প্রসেস করে না, কোনো এয়ারলাইন সিস্টেমের সাথে যুক্ত নয়, পেমেন্টও নেয় না। আরও দেখুন ট্রাভেল এজেন্সির জন্য SaleMag পাতা।

পরের ধাপ

সবচেয়ে বেশি জিজ্ঞেস হওয়া তিনটি প্যাকেজ আর একটি ভিসা চেকলিস্ট দিয়ে শুরু করুন, চার প্রশ্নের ফ্লো বানান, আর এক সপ্তাহ পর দেখুন কনসালট্যান্টরা কত দ্রুত কোটেশন দিতে পারছেন। অ্যাকাউন্ট খুলুন বা প্ল্যান দেখুন।