আপনার এআই এজেন্ট তৈরি করুন

আপনার টিম যখন ব্যস্ত বা ঘুমিয়ে, তখন এআই এজেন্ট WhatsApp, Messenger ও Instagram-এ গ্রাহকের প্রশ্নের উত্তর দেয়। এই গাইডে এজেন্ট এডিটরের প্রতিটি অংশ ধরে ধরে দেখানো হয়েছে। শেষে আপনার হাতে থাকবে এমন একটি এজেন্ট, যে আপনার শপ চেনে, গ্রাহকের ভাষায় কথা বলে, আর কঠিন চ্যাট টিমের হাতে তুলে দেয়।

ধাপ ১ — এআই এজেন্ট পেজ খুলুন

বাঁ দিকের মেনু থেকে এআই ও অটোমেশন → এআই এজেন্ট (AI & Automation → AI Agents)-এ যান, তারপর নতুন এআই এজেন্ট (New AI Agent) চাপুন।

পেজের শিরোনামের নিচে একটি লাইনে দেখা যায় কোন এআই আপনার হয়ে উত্তর দিচ্ছে। "উত্তর দিচ্ছে প্ল্যাটফর্ম এআই … বাকি … ক্রেডিট" মানে আপনি SaleMag-এর এআই ক্রেডিট ব্যবহার করছেন। "উত্তরে OpenAI · … ব্যবহৃত হয়" (বা অন্য প্রোভাইডার) মানে আপনার নিজের কী। যদি আপনার এআই এজেন্ট যাতে উত্তর দিতে পারে, একটি AI প্রোভাইডার কানেক্ট করুন লেখা দেখেন, আগে প্রোভাইডার কানেক্ট করুন (Connect provider) চাপুন। বিস্তারিত: এআই ক্রেডিট ও এআই সেটিংস।

ধাপ ২ — একটি টেমপ্লেট বেছে নিন

এআই এজেন্ট তৈরি করুন (Create an AI agent) পেজে কয়েকটি তৈরি এজেন্ট আছে। প্রতিটি কার্ডে লেখা থাকে এজেন্টটি কী করে আর কী লাগবে ("সবচেয়ে ভালো কাজ করে: …")।

• সেলস এজেন্ট: পণ্য সাজেস্ট করে, প্রশ্নের উত্তর দেয় এবং অর্ডার ফর্মে অর্ডার নেয়।
• অর্ডার টেকার: যে গ্রাহকেরা জানেন কী চান, তাদের অর্ডার চ্যাটেই নেয়।
• কাস্টমার সাপোর্ট: প্রশ্নের উত্তর দেয়, অর্ডারের অবস্থা ও ট্র্যাকিং লিংক জানায়।
• লিড কোয়ালিফায়ার: নতুন গ্রাহকের প্রয়োজন, পরিমাণ, বাজেট ও সময় জেনে নিয়ে টিমকে দেয়।
• বুকিং অ্যাসিস্ট্যান্ট: অ্যাপয়েন্টমেন্টের অনুরোধ নেয়, টিম তা নিশ্চিত করে।
• FAQ ও ফ্রন্ট ডেস্ক: খোলার সময়, ঠিকানা, দাম ও নিয়ম নিয়ে ছোট উত্তর দেয়।
• শূন্য থেকে শুরু করুন: খালি এজেন্ট, সব কিছু নিজে লিখবেন।

বেশিরভাগ অনলাইন শপ সেলস এজেন্ট দিয়ে শুরু করে। একটি কার্ডে চাপ দিলে এডিটর খুলবে।

ধাপ ৩ — নাম দিন আর লাইভ সুইচটি দেখে নিন

এডিটরটি একটাই লম্বা পেজ, কয়েকটি অংশে ভাগ করা। অন্য টেমপ্লেট নিতে চাইলে ওপরে অন্য টেমপ্লেট বেছে নিন (Choose another template) চাপুন।

মৌলিক তথ্য (Basics) অংশে নাম (Name) ঘরে এমন একটি নাম দিন যা দেখে টিম চিনতে পারে, যেমন "WhatsApp সেলস"।

লাইভ — গ্রাহকদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দিন সুইচটি চালু থাকে। সেভ করার সঙ্গে সঙ্গে উত্তর দেওয়া শুরু করতে চাইলে চালু রাখুন। আগে পরীক্ষা করতে চাইলে বন্ধ করে দিন। বন্ধ থাকা এজেন্টও পরীক্ষা করা যায়।

ধাপ ৪ — নলেজ বেস বেছে দিন

নলেজ (Knowledge) অংশে নলেজ বেস (Knowledge Base) তালিকা থেকে একটি বেছে নিন। নলেজ বেস হলো সেই ডকুমেন্টগুলো, যা দেখে এজেন্ট উত্তর দেয়: আপনার FAQ, নিয়মকানুন আর পণ্য। প্রতিটি এজেন্ট একটি নলেজ বেস ব্যবহার করে। আপনার একটিই নলেজ বেস থাকলে সেটি আগে থেকেই বাছাই করা থাকে।

এখনও নলেজ বেস নেই? একটি নলেজ বেস তৈরি করুন চাপুন এবং এআই এজেন্টকে শেখান গাইডটি দেখুন। চাইলে এখন সেভ করে পরেও যোগ করতে পারেন।

ধাপ ৫ — ব্যবসার নির্দেশনা লিখুন আর টোন বেছে নিন

নির্দেশনা (Instructions) অংশের ব্যবসার নির্দেশনা (Business instructions) ঘরে থাকে সেই তথ্য ও নিয়ম, যা এজেন্ট সবসময় মেনে চলে। টেমপ্লেট আগেই লিখে দিয়েছে এজেন্ট কীভাবে আচরণ করবে। একেবারে ওপরে আপনার শপের নিজের তথ্যগুলো যোগ করুন। সর্বোচ্চ ৮,১৯২ অক্ষর লেখা যায়।

ভালো নির্দেশনার নিয়ম:

• ছোট, সহজ বাক্য লিখুন, প্রতি লাইনে একটি তথ্য।
• কোথায় ডেলিভারি দেন আর কত দিন লাগে, গ্রাহক কীভাবে টাকা দেবেন, রিটার্ন বা এক্সচেঞ্জের নিয়ম কী, লিখে দিন।
• এজেন্ট কখনো কী প্রতিশ্রুতি দেবে না, আর কোন চ্যাট টিমের কাছে যাবে, তাও লিখুন।
• দাম আর স্টক লিখবেন না। ওগুলো আপনার পণ্য থেকেই আসে।

ঢাকার একটি পোশাকের শপের উদাহরণ:

আমরা রংধনু ফ্যাশন, মিরপুর, ঢাকার মেয়েদের পোশাকের শপ। থ্রি-পিস, কুর্তি আর শাড়ি বিক্রি করি।
ডেলিভারি: সারা বাংলাদেশে। ঢাকার ভেতরে ১–২ দিন, ঢাকার বাইরে ৩–৫ দিন।
পেমেন্ট: ক্যাশ অন ডেলিভারি।
এক্সচেঞ্জ: সাইজ না মিললে ৩ দিনের মধ্যে, ব্যবহার না করা ও ট্যাগসহ। টাকা ফেরত দেওয়া হয় না।
সাইজ: M = বুক ৩৬, L = ৩৮, XL = ৪০, XXL = ৪২। সাইজ বলার আগে গ্রাহকের বুকের মাপ জিজ্ঞেস করবেন।
ভদ্র ও আন্তরিকভাবে কথা বলবেন। উত্তর ছোট রাখবেন।
ডিসকাউন্ট, ফ্রি ডেলিভারি বা নির্দিষ্ট ডেলিভারির তারিখের প্রতিশ্রুতি কখনো দেবেন না।
পাইকারি অর্ডার, কাস্টম সেলাই আর অভিযোগ টিমের হাতে দেবেন।

এরপর টোন (Tone) বেছে নিন: পেশাদার, বন্ধুত্বপূর্ণ, আনুষ্ঠানিক, অনানুষ্ঠানিক বা সংক্ষিপ্ত। Facebook আর WhatsApp-এ বিক্রি করা বেশিরভাগ শপের জন্য বন্ধুত্বপূর্ণ বা সংক্ষিপ্ত ভালো চলে।

ধাপ ৬ — উত্তর না জানলে কী হবে, ঠিক করুন

এআই এজেন্ট যখন উত্তর জানে না (When the AI agent doesn't know) অংশে:

• মানুষের কাছে হস্তান্তর করুন (Hand over to a human) শুরু থেকেই চালু থাকে। এতে কথোপকথনটি আপনার টিমের কাছে চলে যায় এবং তারা নোটিফিকেশন পায়। এটি চালু রাখুন।
• ফলব্যাক বার্তা (Fallback message) হলো ঠিক সেই মুহূর্তে গ্রাহক যে মেসেজটি পান। খালি রাখলে ঘরের ভেতরে দেখানো ডিফল্ট মেসেজটি যাবে। আপনি যেভাবে লিখবেন হুবহু সেভাবেই যায়, তাই বাংলা আর ইংরেজি দুটোই একসঙ্গে লিখে দেওয়া ভালো: "ধন্যবাদ! আমাদের টিমের একজন শীঘ্রই উত্তর দেবেন। Thank you! Our team will reply shortly."

আরও জানতে দেখুন এআই চালু/বন্ধ ও টিমের কাছে হস্তান্তর।

ধাপ ৭ — ছবি, ভয়েস আর ডকুমেন্ট নিয়ে কী করবে, বেছে নিন

ছবি, ভয়েস ও ডকুমেন্ট (Photos, voice & documents) অংশে তিনটি সুইচ শুরু থেকেই চালু:

• ছবি বুঝুক: পণ্যের ছবি, স্ক্রিনশট, পেমেন্টের রসিদ দেখে উত্তর দেয়।
• ভয়েস মেসেজ বুঝুক: ভয়েস মেসেজকে লেখায় রূপান্তর করে সাধারণ মেসেজের মতো উত্তর দেয়। এর জন্য OpenAI বা Gemini কী, অথবা প্ল্যাটফর্ম এআই লাগে। "ভয়েস মেসেজ বুঝতে OpenAI বা Gemini কী লাগবে…" লেখা দেখলে বুঝবেন ভয়েস মেসেজগুলো আপনার টিমের কাছে যাবে।
• ডকুমেন্ট বুঝুক: PDF, Word, Excel আর টেক্সট ফাইল পড়ে উত্তর দেয়।

প্রতিটির জন্য একটি ছোট বাড়তি এআই কল হয়। ইনবক্সে আপনার টিম দেখতে পায় এআই কী বুঝেছে: এআই যা দেখেছে, এআই যা পড়েছে আর লিখিত রূপ।

ধাপ ৮ — অর্ডার নেওয়া চালু বা বন্ধ রাখুন

অর্ডার নেওয়া (Order taking) অংশের চ্যাটে অর্ডার নিন (Take orders in chat) সুইচ চালু থাকলে এজেন্ট চ্যাটেই ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার নেয়। সেলস এজেন্ট আর অর্ডার টেকার টেমপ্লেটে এটি আগে থেকেই চালু। এর জন্য আপনার পণ্য আর ডেলিভারি জোন লাগবে। সেট আপ করতে চ্যাটে অর্ডার নিন গাইডটি দেখুন। চ্যাটে বিক্রি না করলে এটি বন্ধ করে দিন।

ধাপ ৯ — কোন চ্যানেলে উত্তর দেবে, টিক দিন

চ্যানেল (Channels) অংশে যে WhatsApp নম্বর, Facebook পেজ বা Instagram অ্যাকাউন্টে এই এজেন্ট উত্তর দেবে, সেগুলোতে টিক দিন। প্রতিটি অ্যাকাউন্টে একটি এজেন্টই উত্তর দেয়। কোনো অ্যাকাউন্টে আগে থেকে অন্য এজেন্ট থাকলে টিক দেওয়ার পর লেখা আসবে "বর্তমানে … — এই এআই এজেন্টে পরিবর্তন হবে"।

কোনো চ্যানেল দেখা যাচ্ছে না? একটি চ্যানেল কানেক্ট করুন (Connect a channel) চাপুন, তারপর দেখুন WhatsApp কানেক্ট করুন বা Facebook ও Instagram কানেক্ট করুন।

ধাপ ১০ — এজেন্টটি সেভ করুন

পেজের ওপরে বা নিচে এআই এজেন্ট তৈরি করুন (Create AI Agent) চাপুন। "এআই এজেন্ট তৈরি হয়েছে।" লেখা আসবে এবং আপনি এআই এজেন্ট পেজে ফিরে যাবেন। কার্ডে দেখা যাবে এজেন্টটি লাইভ না বন্ধ, কোন নলেজ বেস ব্যবহার করছে আর কোন কোন চ্যানেলে উত্তর দিচ্ছে।

পরে কিছু বদলাতে চাইলে কার্ডে সম্পাদনা (Edit) চাপুন, পরিবর্তন করুন, তারপর পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন (Save Changes) চাপুন।

এরপর কী হবে

• লাইভ চালু থাকলে আর কোনো চ্যানেলে টিক দেওয়া থাকলে, সেই চ্যানেলে নতুন মেসেজ এলেই এজেন্ট উত্তর দেওয়া শুরু করে। আগে পরীক্ষা করে নিন: পরীক্ষা করে লাইভ করুন।
• আপনার টিমের কেউ কোনো চ্যাটে উত্তর দিলে সেই চ্যাটে এআই বন্ধ হয়ে যায়, যতক্ষণ না কেউ আবার চালু করেন।
• উত্তর আরও ভালো করতে নলেজ বেসে আরও তথ্য যোগ করুন: এআই এজেন্টকে শেখান।

কোনো সমস্যা হলে

নতুন এআই এজেন্ট বোতামটি নেই: আপনার রোলে এআই এজেন্ট সেট আপ করার অনুমতি নেই। ওয়ার্কস্পেসের মালিক বা কোনো অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে আপনার রোল বদলে দিতে বলুন।

"আপনার এআই এজেন্ট যাতে উত্তর দিতে পারে, একটি AI প্রোভাইডার কানেক্ট করুন": এখনও কোনো এআই যুক্ত নেই। প্রোভাইডার কানেক্ট করুন চাপুন, অথবা এআই ক্রেডিট কিনুন।

এআই এজেন্ট তৈরি করুন বোতামটি ধূসর হয়ে আছে: নাম ঘরটি খালি।

"নলেজ বেস বা ব্যবসার নির্দেশনা ছাড়া এআই এজেন্ট শুধু গ্রাহকদের শুভেচ্ছা জানাতে এবং আপনার টিমের কাছে হস্তান্তর করতে পারে।": একটি নলেজ বেস বেছে দিন বা ব্যবসার নির্দেশনা লিখুন।

কার্ডে লেখা "কোনো চ্যানেলে উত্তর দিচ্ছে না": সম্পাদনা চাপুন, চ্যানেল অংশে একটি চ্যানেলে টিক দিন, তারপর পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন চাপুন।

"সর্বোচ্চ পরিমাণ ১ থেকে ১০০০-এর মধ্যে পূর্ণসংখ্যা হতে হবে।": অর্ডার নেওয়া অংশে প্রতি পণ্যে সর্বোচ্চ পরিমাণ ঠিক করে আবার সেভ করুন।