এআই এজেন্ট দিয়ে চ্যাটে অর্ডার নিন

আপনার এআই এজেন্ট শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত পুরো অর্ডারটা নিতে পারে: গ্রাহককে পণ্য বাছতে সাহায্য করে, ডেলিভারির তথ্য নেয়, সঠিক মোট টাকা দেখায়, তারপর অর্ডারটি সেভ করে। এই গাইডে দেখবেন কীভাবে এটি চালু করবেন, প্রতিটি সেটিং কী করে, আর গ্রাহক কী দেখেন।

ধাপ ১ — ডেলিভারি জোন সেট করুন

ডেলিভারি চার্জ হিসাব করতে এজেন্টের ডেলিভারি জোন লাগে। বাঁ দিকের মেনু থেকে ই-কমার্স → ডেলিভারি ও শপ (E-Commerce → Delivery & shop)-এ যান। ডেলিভারি জোন ও চার্জ অংশে অন্তত একটি জোন যোগ করুন, যেমন "ঢাকার ভেতরে" আর "ঢাকার বাইরে", প্রতিটির চার্জসহ। তারপর সংরক্ষণ করুন (Save) চাপুন।

পেমেন্টের নম্বর আর অনলাইন পেমেন্টও এই পেজেই সেট করা হয়। দেখুন ডেলিভারি ও পেমেন্ট সেটিংস।

ধাপ ২ — চ্যাটে অর্ডার নিন চালু করুন

এআই ও অটোমেশন → এআই এজেন্ট-এ গিয়ে আপনার এজেন্টের কার্ডে সম্পাদনা (Edit) চাপুন। নিচে অর্ডার নেওয়া (Order taking) অংশে গিয়ে চ্যাটে অর্ডার নিন (Take orders in chat) চালু করুন।

এজেন্ট অর্ডার তৈরি করে, গ্রাহককে সঠিক সারাংশ পাঠায়, আর গ্রাহক নিশ্চিত করলে তবেই অর্ডার সেভ করে।

"কোনো নলেজ বেস যুক্ত নেই: এআই এজেন্ট যেকোনো তালিকাভুক্ত পণ্য বিক্রি করতে পারবে।" লেখা দেখলে বুঝবেন এজেন্ট আপনার সব পণ্যই অফার করতে পারে। কী বিক্রি করবে তা সীমিত করতে শুধু সেই পণ্যগুলো রাখা একটি নলেজ বেস যুক্ত করুন।

ধাপ ৩ — গ্রাহক কীভাবে ডেলিভারির তথ্য দেবেন, বেছে নিন

গ্রাহক কীভাবে ডেলিভারির তথ্য দেবেন (How customers give delivery details)-এ একটি বেছে নিন:

• অর্ডার ফর্ম (প্রস্তাবিত): এজেন্ট একটি ছোট ফর্ম পাঠায়। গ্রাহক ডেলিভারি এলাকা বেছে নিয়ে নাম, ফোন আর ঠিকানা লেখেন, তারপর অর্ডার করুন চাপেন। টাইপের ভুল কম হয়, গ্রাহকেরও সময় কম লাগে।
• চ্যাটেই: এজেন্ট চ্যাটেই একে একে তথ্য চায়, সারাংশ পাঠায়, আর গ্রাহক হ্যাঁ লিখলে অর্ডার করে। যে গ্রাহকেরা লিংক খুলতে পছন্দ করেন না, তাদের জন্য ভালো।

ধাপ ৪ — অর্ডারের সেটিংগুলো দেখে নিন

তার নিচে:

• ডেলিভারি জোন ও চার্জ-এ একটি লিংক আছে, ডেলিভারি সেটিংস খুলুন। জোন পুরো শপের জন্য একবারই সেট করা হয়। "এখনও কোনো ডেলিভারি জোন সেট করা নেই…" দেখলে ধাপ ১-এ ফিরে যান। জোন না থাকলে এজেন্ট অর্ডারগুলো আপনার টিমের হাতে দেয়।
• প্রতি পণ্যে সর্বোচ্চ পরিমাণ (Max quantity per item): একজন গ্রাহক একটি পণ্য সর্বোচ্চ কয়টি নিতে পারবেন, ১ থেকে ১০০০-এর মধ্যে। ডিফল্ট ১০।
• গ্রাহকের ফোন নম্বর (Customer phone numbers): গ্রাহকের নম্বর থেকে শনাক্ত করুন, অথবা শুধু বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর নিতে বাংলাদেশ (01XXXXXXXXX)।
• সারাংশের ভাষা (Summary language): গ্রাহকের ভাষা (প্রস্তাবিত), English বা বাংলা। সারাংশ, অর্ডার ফর্ম আর অর্ডারের মেসেজগুলো এই ভাষায় যায়।
• নতুন অর্ডারে টিমকে জানান (Notify the team about new orders): যারা অর্ডার দেখতে পারেন, তারা প্রতিটি চ্যাট অর্ডারের নোটিফিকেশন পান।

ধাপ ৫ — পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন

পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন (Save Changes) চাপুন। "এআই এজেন্ট আপডেট হয়েছে।" লেখা আসবে।

ধাপ ৬ — WhatsApp-এর ভিতরে ফর্ম সেট আপ করুন (শুধু অফিসিয়াল নম্বর)

অফিসিয়াল WhatsApp নম্বরে অর্ডার ফর্ম (প্রস্তাবিত) বেছে নিলে ফর্মটি কোনো লিংক ছাড়াই WhatsApp-এর ভিতরে খুলতে পারে। অর্ডার নেওয়া অংশে WhatsApp-এর ভিতরে ফর্ম (অফিসিয়াল নম্বর) খুঁজে নিন এবং আপনার নম্বরের পাশে ফর্ম সেট আপ (Set up form) চাপুন। প্রস্তুত (Ready) লেখা এলে কাজ শেষ। প্রতিটি নম্বরে একবার করলেই হয়।

এজেন্ট সেভ করার পরই ফর্ম সেট আপ বোতামটি দেখা যায়, তার আগে লেখা থাকে "আগে এআই এজেন্ট সংরক্ষণ করুন"। QR কোড দিয়ে কানেক্ট করা WhatsApp নম্বর, Messenger আর Instagram-এ ফর্মটি একটি নিরাপদ লিংক হিসেবে যায়।

ধাপ ৭ — একটি পরীক্ষামূলক অর্ডার দিন

এআই এজেন্ট পেজে ফিরে কার্ডে পরীক্ষা (Test) চাপুন। লিখুন "2 ta black kurti L size nibo" জাতীয় কিছু, তারপর কথোপকথন চালিয়ে যান। সারাংশ পাঠানো হলে দেখবেন "পরীক্ষামূলক অর্ডার: হ্যাঁ-র অপেক্ষায়"। হ্যাঁ লিখলে দেখবেন "পরীক্ষামূলক অর্ডার … — সংরক্ষিত নয়"। কিছুই সেভ হয় না, স্টকও বদলায় না। আবার চেষ্টা করতে অর্ডার রিসেট চাপুন।

অর্ডার ফর্ম (প্রস্তাবিত) বাছাই থাকলে প্লেগ্রাউন্ডে একটি নমুনা লিংক দেখায়, যা খোলে না। আসল ফর্মটি দেখতে নিজের ফোন থেকে আপনার ব্যবসার নম্বরে মেসেজ দিন। আরও জানুন পরীক্ষা করে লাইভ করুন গাইডে।

গ্রাহক কী দেখেন

অর্ডার ফর্ম (প্রস্তাবিত) বাছাই থাকলে:

• গ্রাহক একটি পণ্যের কথা জিজ্ঞেস করেন। এজেন্ট দাম আর ছবিসহ উত্তর দেয়। অফিসিয়াল WhatsApp নম্বরে পণ্যের কার্ডে 🛒 অর্ডার করুন বোতাম থাকতে পারে।
• গ্রাহক প্রস্তুত হলে এজেন্ট কার্ট আর একটি লিংক পাঠায়: "ডেলিভারির তথ্য দিয়ে অর্ডার করতে লিংকে ট্যাপ করুন"। লিংকটি ২৪ ঘণ্টা কাজ করে। অফিসিয়াল WhatsApp-এ এটি 📝 অর্ডার ফর্ম বোতাম হিসেবে আসে।
• অর্ডার সম্পন্ন করুন পেজে পণ্যগুলো দেখায় এবং চাওয়া হয় ডেলিভারি এলাকা, পুরো নাম, ফোন নম্বর, পূর্ণ ডেলিভারি ঠিকানা আর বিক্রেতার জন্য নোট (ঐচ্ছিক)। এলাকা বাছাই করলে ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা বদলে যায়।
• গ্রাহক অর্ডার করুন চাপেন। অর্ডার সেভ হয় এবং চ্যাটে অর্ডার নম্বরসহ একটি কনফার্মেশন যায়।

চ্যাটেই বাছাই থাকলে:

• এজেন্ট একে একে, একবারে একটি-দুটি করে নাম, ফোন, ঠিকানা আর ডেলিভারি এলাকা জানতে চায়।
• এরপর পাঠায় অর্ডার সারাংশ: পণ্য, সাবটোটাল, ডেলিভারি, মোট, নাম, ফোন, ঠিকানা আর পেমেন্ট, শেষে লেখা "অর্ডার কনফার্ম করতে হ্যাঁ লিখুন, অথবা কী পরিবর্তন করতে চান জানান।" অফিসিয়াল WhatsApp-এ সারাংশের সঙ্গে ✅ কনফার্ম করুন আর ✏️ পরিবর্তন বোতাম থাকে।
• গ্রাহক হ্যাঁ লেখেন। অর্ডার সেভ হয় এবং গ্রাহক পান "✅ আপনার অর্ডার #… গ্রহণ করা হয়েছে।"

মাঝখানে কোনো দাম বা স্টক বদলে গেলে এজেন্ট সেটা জানিয়ে আগে হালনাগাদ অর্ডারটি পাঠায়। ইংরেজিতে চ্যাট হলে এই সব মেসেজ আর বোতাম ইংরেজিতে যায়।

ডেলিভারির আগে পেমেন্ট: ডেলিভারি ও শপ-এ ওয়ালেট নম্বর বা অনলাইন গেটওয়ে যোগ করা থাকলে গ্রাহক আগে টাকা দেওয়া বেছে নিতে পারেন (ফর্মে থাকে কীভাবে পেমেন্ট করবেন?)। অর্ডার হওয়ার পর চ্যাটে টাকার পরিমাণ আর আপনার bKash বা Nagad নম্বর যায়, সঙ্গে লেখা "তারপর এখানে ট্রানজেকশন আইডি (TrxID) লিখে পাঠান।", আর/অথবা "অথবা অনলাইনে পেমেন্ট করুন:" দিয়ে একটি পেমেন্ট লিংক। গ্রাহক TrxID পাঠালে এজেন্ট সেটি অর্ডারে সেভ করে, আপনার টিম অর্ডার থেকেই সেটি যাচাই করে। দেখুন অর্ডার পরিচালনা।

এরপর কী হবে

• নতুন অর্ডার বাঁ দিকের মেনুর অর্ডার পেজে আসে, অর্ডার নম্বরের নিচে লেখা থাকে চ্যাট (AI)। আপনার টিম সেগুলো কনফার্ম করে পাঠিয়ে দেয়: অর্ডার পরিচালনা।
• নিজে যোগ করা পণ্যের স্টক কমে যায়। কানেক্ট করা অনলাইন স্টোরের স্টক বদলায় না।
• গ্রাহক "আমার অর্ডার কোথায়?" জিজ্ঞেস করলে এজেন্ট তার শেষ ৩টি অর্ডার দেখে উত্তর দেয়: অর্ডারের অবস্থা, আর আপনি ট্র্যাকিং লিংক যোগ করে থাকলে সেটিও।

কোনো সমস্যা হলে

"এখনও কোনো ডেলিভারি জোন সেট করা নেই, তাই এআই এজেন্ট অর্ডারের দাম হিসাব করতে পারবে না এবং অর্ডারগুলো আপনার টিমকে দেবে।": ই-কমার্স → ডেলিভারি ও শপ-এ জোন যোগ করে সংরক্ষণ করুন চাপুন।

"আগে এআই এজেন্ট সংরক্ষণ করুন": এজেন্টটি সেভ করুন, তারপর আবার সম্পাদনা চাপলে ফর্ম সেট আপ দেখা যাবে।

"WhatsApp ফর্ম সেট আপ করা যায়নি।": অ্যাকাউন্ট/পেজ সেটআপ (Account/Page Setup)-এ নম্বরটি এখনও কানেক্ট আছে কি না দেখে আবার চেষ্টা করুন। ততক্ষণ গ্রাহকেরা ফর্মের লিংক পাবেন।

"এই অর্ডার লিংকের মেয়াদ শেষ। চ্যাটে নতুন লিংক চান।": লিংকটি ২৪ ঘণ্টার বেশি পুরোনো। গ্রাহক চ্যাটে জানালে এজেন্ট নতুন লিংক পাঠায়।

এজেন্ট এমন পণ্য অফার করছে যা আর বিক্রি করেন না: প্রতিটি পণ্য খুলে স্ট্যাটাস খসড়া বা আর্কাইভ করা করে দিন। শুধু সক্রিয় পণ্যই অফার করা হয়।